20 WSKAZÓWEK DOTYCZĄCYCH ZARZĄDZANIA CZASEM, ABY ZWIĘKSZYĆ WYDAJNOŚĆ

Czy zazwyczaj jesteś punktualny czy spóźniony? Czy kończysz sprawy w wyznaczonym czasie? Czy przekazujesz swoje raporty/pracę na czas? Czy jesteś w stanie zrealizować to, co chcesz zrobić przed terminami? Czy dobrze zarządzasz czasem?

Jeśli Twoja odpowiedź brzmi „nie” na którekolwiek z powyższych pytań, oznacza to, że nie zarządzasz swoim czasem tak dobrze, jak chcesz. Oto 20 wskazówek dotyczących zarządzania czasem, które pomogą Ci lepiej zarządzać czasem:

1. Utwórz plan dnia

Zaplanuj swój dzień, zanim się rozwinie. Zrób to rano, a nawet lepiej na noc przed snem. Plan daje dobry przegląd tego, jak potoczy się dzień. W ten sposób nie dasz się zaskoczyć. Twoim zadaniem na ten dzień jest jak najlepsze trzymanie się planu.

Oto Jak stworzyć listę rzeczy do zrobienia, która znacznie zwiększy Twoją produktywność? .

2. Ustal limit czasu dla każdego zadania

Wyjaśnij, że musisz ukończyć zadanie X do 10 rano, zadanie Y do 15, a element Z do 17:30. Zapobiega to przeciąganiu się pracy i zjadaniu jej w czasie zarezerwowanym na inne czynności.

3. Użyj kalendarza

Posiadanie kalendarza to najbardziej podstawowy krok w zarządzaniu codziennymi czynnościami. Jeśli korzystasz z programu Outlook lub notatek lotosu, kalendarz jest częścią oprogramowania do obsługi poczty.

Używam tego. Jeszcze lepiej, jeśli możesz zsynchronizować swój kalendarz z telefonem komórkowym i innym używanym sprzętem – w ten sposób możesz uzyskać dostęp do swojego harmonogramu bez względu na to, gdzie jesteś. Oto 10 najlepszych aplikacji kalendarza, aby pozostać na bieżąco on .

Więcej wskazówek na temat korzystania z kalendarza w celu lepszego zarządzania czasem znajdziesz tutaj: Jak używać kalendarza do tworzenia czasu i przestrzeni

4. Użyj Organizatora

Organizator pomaga być na bieżąco ze wszystkim w swoim życiu. To Twoje centralne narzędzie do organizowania informacji, list rzeczy do zrobienia, projektów i innych różnych elementów.Reklama

Te 15 najlepszych aplikacji i narzędzi do zarządzania czasem może pomóc Ci lepiej zorganizować, wybierz taki, który odpowiada Twoim potrzebom.

5. Poznaj swoje terminy

Kiedy musisz zakończyć swoje zadania? Wyraźnie zaznacz terminy w kalendarzu i organizatorze, aby wiedzieć, kiedy musisz je dokończyć.

Ale upewnij się, że nie popełnisz tych 10 typowych błędów przy ustalaniu terminów .

6. Naucz się mówić nie

Nie bierz na siebie więcej, niż jesteś w stanie znieść. W przypadku zakłóceń, które pojawiają się, gdy robisz inne rzeczy, zdecydowanie nie. Lub odłóż to na późniejszy okres.

Leo Babauta, założyciel Zen Habits, ma kilka świetnych spostrzeżeń na temat tego, jak odmówić: Łagodna sztuka mówienia „nie”

7. Cel, aby być wcześnie

Kiedy starasz się być na czas, albo spóźnisz się, albo spóźnisz się. W większości przypadków spóźnisz się. Jeśli jednak planujesz być wcześnie, najprawdopodobniej zdążysz na czas.

Na spotkania staraj się być wcześnie. Jeśli chodzi o terminy, prześlij je wcześniej niż jest to wymagane.

Dowiedz się z tych wskazówek na temat jak przygotować się do wczesnego , zamiast w samą porę.

8. Czas na swoje działania

Oznacza to ograniczenie pracy do X czasu. Dlaczego boks na czas jest dla Ciebie dobry? Oto 10 powodów, dla których warto zacząć boks na czas .Reklama

Możesz również przeczytać więcej o tym, jak uprawiać boks czasowy tutaj: Zrób to, co ważne, zaplanuj bloki czasowe

9. Miej zegar widoczny przed tobą

Czasami jesteśmy tak pochłonięci pracą, że tracimy poczucie czasu. Mając przed sobą ogromny zegar, będziesz świadomy aktualnej godziny.

10. Ustaw przypomnienia 15 minut przed

Większość kalendarzy posiada funkcję przypominania. Jeśli masz ważne spotkanie, ustaw ten alarm 15 minut wcześniej.

Więcej informacji o tym, jak przypomnienia pomagają zapamiętać wszystko, znajdziesz w tym artykule: Znaczenie przypomnień (i jak stworzyć skuteczne przypomnienie)

11. Skup się

Czy pracujesz tak wielozadaniowo, że po prostu nic nie robisz? Jeśli tak, skup się na jednym kluczowym zadaniu na raz. Wielozadaniowość jest dla Ciebie zła .

Zamknij wszystkie aplikacje, których nie używasz. Zamknij karty w przeglądarce, które odciągają Twoją uwagę. Skoncentruj się wyłącznie na tym, co robisz. W ten sposób będziesz bardziej wydajny.

Dyrektor generalny Lifehack napisał ostateczny przewodnik na temat tego, jak się skoncentrować, poznać wskazówki: Jak skoncentrować się i zmaksymalizować swoją produktywność (Przewodnik ostateczny)

12. Zablokuj rozpraszacze

Co Cię rozprasza w pracy? Wiadomości błyskawiczne? Dzwoniący telefon? Pojawiają się wiadomości tekstowe?

Obecnie rzadko używam czatu. Loguję się tylko wtedy, gdy nie zamierzam wykonywać żadnej pracy. W przeciwnym razie robi się to bardzo rozpraszające.Reklama

Kiedy wykonuję ważną pracę, wyłączam też telefon. Rozmowy w tym czasie są nagrywane i kontaktuję się z nimi później, jeśli to coś ważnego. To pomaga mi lepiej się skoncentrować.

Więcej wskazówek, jak zminimalizować rozpraszanie uwagi, aby osiągnąć więcej, znajdziesz w artykule Jak zminimalizować rozpraszanie, aby załatwić sprawy

13. Śledź spędzony czas

Kiedy zaczynasz śledzić swój czas, jesteś bardziej świadomy tego, jak spędzasz czas. Na przykład możesz ustawić prosty minutnik, aby upewnić się, że zakończysz zadanie w określonym czasie, powiedzmy 30 minut lub 1 godzinę. Presja czasu może skłonić Cię do skupienia się i bardziej wydajnej pracy.

Możesz znaleźć więcej aplikacje do śledzenia czasu tutaj i wybierz taki, który Ci odpowiada.

14. Nie przejmuj się nieistotnymi szczegółami

Nigdy nie zrobisz wszystkiego dokładnie tak, jak chcesz. Próba zrobienia tego jest nieskuteczna.

Dążenie do doskonałości wyrządza więcej szkody niż pożytku, dowiedz się tutaj, jak to zrobić perfekcjonizm zabija Twoją produktywność i jak pozbyć się perfekcjonizmu.

15. Priorytet

Ponieważ nie możesz zrobić wszystkiego, naucz się priorytetyzować ważne i odpuść resztę.

Zastosuj zasadę 80/20, która jest kluczową zasadą przy ustalaniu priorytetów. Możesz również zastosować tę technikę, aby priorytetowo potraktować wszystko na swoim talerzu: Jak ustalić właściwe priorytety w 10 minut i pracować 10 razy szybciej?

16. Delegat

Jeśli są rzeczy, które inni mogą zrobić lepiej lub rzeczy, które nie są tak ważne, rozważ delegowanie. To odciąża Cię i możesz skupić się na ważnych zadaniach.Reklama

Kiedy delegujesz część swojej pracy, uwalniasz swój czas i osiągasz więcej. Dowiedz się, jak skutecznie delegować prace z tego przewodnika: Jak delegować pracę (ostateczny przewodnik dla odnoszących sukcesy liderów)

17. Grupuj podobne zadania razem

W przypadku powiązanych prac połącz je razem.

Na przykład moją pracę można podzielić na następujące podstawowe grupy:

pisanie (artykuły, moja nadchodząca książka)
coaching
rozwój warsztatu
rozwój biznesu
Administracyjny

Grupuję wszystkie powiązane zadania razem, aby uzyskać synergię. Jeśli muszę wykonać połączenie, przydzielam przedział czasowy na wykonanie wszystkich połączeń. To naprawdę usprawnia proces.

18. Wyeliminuj marnotrawców czasu

Co zabiera ci czas w pracy? Facebook? Świergot? Sprawdzam pocztę e-mail? Przestań je tak często sprawdzać.

Jedyne, co możesz zrobić, to utrudnić ich sprawdzanie – usuń je z przeglądarki szybkie linki / zakładki i umieść je w trudno dostępnym folderze zakładek. Zastąp zakładki przeglądarki ważnymi witrynami związanymi z pracą.

Chociaż bez wątpienia nadal będziesz sprawdzać FB/Twitter, odkryjesz, że jest to niższa częstotliwość niż wcześniej.

19. Odetnij, kiedy musisz

Powodem numer jeden, dla którego wszystko jest przepełnione, jest to, że nie odcinasz się, kiedy musisz.

Nie bój się przechwytywać spotkań lub wyznaczać granicę do odcięcia. W przeciwnym razie nigdy się nie skończy i po prostu zjesz w czasie na później.Reklama

20. Zostaw czas bufora pomiędzy

Nie pakuj wszystkiego blisko siebie. Pomiędzy zadaniami pozostaw 5-10 minut czasu buforowego. Pomaga to zakończyć poprzednie zadanie i rozpocząć następne.