Wszyscy menedżerowie i liderzy muszą opanować sztukę procesu delegowania. Zrozumienie, jak i kiedy przypisywać odpowiedzialność innym, jest niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu produktywności, zarówno na poziomie osobistym, jak i organizacyjnym. Delegowanie zadań jest również niezbędne dla skutecznego przywództwa.

Uczenie się, jak delegować, to budowanie spójnego i efektywnego zespołu, który potrafi dotrzymać terminów. Co więcej, wiedza o tym, kiedy i jak delegować pracę, zmniejszy obciążenie pracą, a tym samym poprawi Twoje samopoczucie w pracy i zwiększy satysfakcję z pracy. Niestety, wielu przywódców nie ma pewności, jak właściwie delegować, lub waha się, czy to zrobić.

W tym przewodniku dowiesz się, na czym tak naprawdę polega delegowanie, jakie korzyści przynosi delegowanie zadań Twojemu zespołowi i jak efektywnie przydzielać zadania.

Spis treści

1. Znaczenie delegowania
2. Dlaczego ludzie boją się delegowania zadań?
3. Różnica między delegowaniem a alokacją
4. Jak skutecznie delegować zadania
5. Dolna linia
6. Więcej wskazówek dotyczących produktywnego przywództwa

Znaczenie delegowania

Na dobry lider umie delegować. Delegując część swojej pracy, uwalniasz swój czas i każdego dnia osiągasz więcej.

Skuteczna delegacja promuje również produktywność i dobre zarządzanie czasem w zespole poprzez wykorzystanie istniejącego zestawu umiejętności jego członków i umożliwienie im rozwijania nowej wiedzy i kompetencji po drodze. Rezultatem jest bardziej elastyczny zespół, który może dzielić się rolami, gdy zajdzie taka potrzeba^[1].

Kiedy chcesz delegować, promujesz atmosferę pewności i zaufania. Twoje działania wysyłają jasny sygnał: jako lider ufasz swoim podwładnym, że osiągną pożądane rezultaty. W rezultacie zaczną myśleć o Tobie jako o sympatycznym i skutecznym liderze, który szanuje ich umiejętności i potrzeby.

Delegacja nie polega na wykrzykiwaniu rozkazów i nadziei, że Twoi pracownicy dostosują się do porządku. Zadaniem menedżera jest: uzyskać to, co najlepsze od osób pod ich nadzorem, a tym samym maksymalizować wydajność i zysk ^[dwa].

Oto przykład złej delegacji:Reklama

Staranne delegowanie pomaga zidentyfikować i wykorzystać unikalne mocne i słabe strony członków zespołu. Delegacja zwiększa również zaangażowanie pracowników, ponieważ pokazuje, że menedżerowie są zainteresowani czerpaniem z ich talentów.^[3]

Dlaczego ludzie boją się delegowania zadań?

Delegowanie zwiększa produktywność, ale nie wszyscy menedżerowie chcą lub mogą delegować.^[4]Dlaczego? Oto kilka typowych powodów:

• Nie podoba im się pomysł, że ktoś inny może uzyskać uznanie za projekt.
• Z zasady są gotowi delegować, ale obawiają się, że ich zespół nie będzie w stanie poradzić sobie z większą odpowiedzialnością.
• Podejrzewają, że ich personel jest już przepracowany i niechętnie zwiększa ich obciążenie.
• Podejrzewają, że prościej i szybciej jest samemu wykonać zadanie.
• Nie podoba im się pomysł odpuszczania zadań, które lubią wykonywać.
• Obawiają się, że jeśli przekażą odpowiedzialność, ich własny przełożony dojdzie do wniosku, że nie poradzą sobie z obciążeniem pracą.

Różnica między delegowaniem a alokacją

Większość ludzi uważa, że ​​delegowanie i alokacja są synonimami, ale należy dokonać między nimi ważnego rozróżnienia.^[5]

Kiedy przydzielasz zadanie, po prostu instruujesz podwładnego, aby wykonał określoną czynność. Mówisz im, co mają robić, a oni to robią – to takie proste.

Z drugiej strony delegowanie polega na przekazaniu części własnej pracy innej osobie. Nie tylko otrzymują zestaw instrukcji.Ważną częścią jest to, że są umieszczani w roli, która wymaga podejmowania decyzji i są pociągnięci do odpowiedzialności za wykonanie zadania.^[6]

Jak skutecznie delegować zadania

Jaki jest więc najlepszy sposób na delegowanie pracy, aby móc walczyć ze strachem przed delegowaniem, zbudować wydajny zespół i pracować szybciej? Oto przewodnik krok po kroku:

1. Wiedz, kiedy delegować

Rozumiejąc, ile kontroli musisz zachować nad sytuacją, możesz określić najlepszą strategię wzmocnienia pozycji pracowników. Istnieje 7 poziomów delegowania, które oferują pracownikom różne stopnie odpowiedzialności.Reklama

Ten krótki film wyjaśnia te poziomy i podaje przykłady, kiedy należy użyć każdego z nich:

Delegacja odbywa się wzdłuż spektrum. Najniższy poziom delegowania ma miejsce, gdy mówisz innym, co mają robić. Daje pracownikom niewielkie możliwości wypróbowania nowych podejść. Najbardziej wzmacniająca forma delegowania ma miejsce, gdy jesteś w stanie przekazać pracownikowi większość kontroli nad projektem.

Wiedza o tym, jak delegować pracę, pomaga zrozumieć, jak łączyć ludzi z zadaniami, które najlepiej wykorzystują ich talenty. Prawidłowe wykonanie zapewnia najlepszy efekt końcowy.^[7]

Kiedy decydujesz, jak delegować pracę, zadaj następujące pytania:

• Czy to Ty musisz być odpowiedzialny za to zadanie, czy może ktoś inny może to zrobić?
• Czy to wymaga Twojej uwagi, aby odnieść sukces?
• Czy ta praca pomoże pracownikowi rozwinąć jego umiejętności?
• Czy masz czas, aby nauczyć kogoś, jak wykonywać tę pracę?
• Czy spodziewasz się, że zadania tego typu będą się powtarzać w przyszłości?

2. Zidentyfikuj najlepszą osobę do pracy

Aby delegować do pracy, musisz przekazać pochodnię właściwemu członkowi zespołu. Twoim celem jest stworzenie sytuacji, w której Ty, Twoja firma i pracownik będziecie mieli pozytywne doświadczenia.

Pomyśl o umiejętnościach członków zespołu, chęci do nauki oraz ich stylach pracy i zainteresowaniach.Oddelegowana przez Ciebie osoba będzie mogła efektywniej wykonywać pracęjeśli są zdolni, wyszkoleni i zainteresowani. Jeśli to możliwe, daj pracownikowi szansę na wykorzystanie jego mocnych stron.

Niedoświadczeni pracownicy mogą potrzebować więcej wskazówek niż doświadczeni weterani. Jeśli nie masz czasu na przygotowanie nowego pracownika do sukcesu, delegowanie na niego jest niesprawiedliwe.

Musisz także wziąć pod uwagę, jak bardzo zajęci są Twoi pracownicy. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, to przytłoczyć kogoś, dając mu zbyt wiele obowiązków.Reklama

3. Powiedz i sprzedaj, aby uzyskać wpisowe dla członków

Po znalezieniu idealnej osoby do pracy nadal musisz skłonić ją do wzięcia na siebie nowej odpowiedzialności. Poinformuj ich, dlaczego wybrałeś ich do pracy.^[8]Kiedy pokazujesz innym, że wspierasz ich rozwój, budujesz kulturę zaufania. Pracownicy, którzy widzą delegowane zadania jako możliwości, są bardziej skłonni do inwestowania w wynik.

Pracując z nowszymi pracownikami, wyraź chęć zapewnienia stałego wsparcia i informacji zwrotnej. W przypadku doświadczonych pracowników uwzględnij ich przemyślenia i doświadczenia.

4. Jasno i konkretnie o pracy

Niezwykle ważne jest, aby wyjaśnić pracownikom, dlaczego projekt jest konieczny, czego od nich oczekujesz i kiedy jest terminowy.^[9]Jeśli wiedzą, czego oczekujesz, z większym prawdopodobieństwem dostarczą.

Wyznaczając jasne oczekiwania, pomagasz im zaplanować, jak wykonać zadanie. Skonfiguruj kamienie milowe projektu, aby móc sprawdzać postępy bez mikrozarządzania. Jeśli Twój pracownik ma problemy z osiągnięciem kamienia milowego, nadal ma czas na poprawny kurs przed terminem wykonania końcowego produktu.

Ten rodzaj rozliczalności jest powszechnie stosowany na uniwersytetach. Jeśli uczniowie znają tylko termin i podstawowe wymagania dotyczące ukończenia głównych prac badawczych, mogą odłożyć pracę do jedenastej godziny. Wiele programów wymaga od studentów cotygodniowego spotykania się z doradcami w celu uzyskania wskazówek, struktury adresowania i wypracowania załamań w swoich metodach przed terminami. Te środki pozwalają uczniom odnosić sukcesy, jednocześnie dając im przestrzeń do wykonywania wspaniałej pracy. .

5. Wspieraj swoich pracowników

Aby zobaczyć jak najlepsze efekty delegowania, Twoi podwładni potrzebują od Ciebie zasobów i wsparcia. Połącz je ze szkoleniami i materiałami, aby rozwinąć umiejętności, których jeszcze nie mają.^[10]

Udostępnienie zasobów może zająć więcej czasu, ale zaoszczędzisz czas, wykonując pracę poprawnie. W przypadku powtarzających się zadań to szkolenie wielokrotnie się opłaca.

Czasami pracownicy potrzebują pomocy, aby zobaczyć, co robią dobrze i jak mogą się poprawić. Udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnej jest istotną częścią delegowania zadań. To także dobry sposób na monitorowanie delegowanych zadań jako lider. Chociaż możesz śledzić postępy zadań, nie jesteś mikrozarządzanie pracownicy.Reklama

W trakcie trwania projektu okresowo pytaj swoich pracowników, czy potrzebują wsparcia lub wyjaśnień. Wyjaśnij, że ufasz im, że wykonają pracę i chcesz stworzyć dla nich przestrzeń do zadawania pytań i przekazywania informacji zwrotnych. Ta opinia pomoże Ci udoskonalić sposób delegowania pracy.

6. Pokaż swoją wdzięczność

Podczas okresowych meldunków rozpoznawaj wszystkie dotychczasowe wygrane w projekcie. Potwierdź, że Twoi pracownicy robią postępy w realizacji celu. Zasada postępu określa, jak ważne jest świętowanie małych wygranych, aby utrzymać motywację pracowników.^{[jedenaście]}Pracownicy będą bardziej efektywni i oddani, jeśli będą wiedzieć, że zauważasz ich wysiłki.

Dostrzeganie pracowników, którzy dobrze sobie radzą, pomaga im zrozumieć jakość pracy, jakiej oczekujesz. To sprawia, że ​​chętniej będą chcieli ponownie z Tobą pracować przy przyszłych projektach.

Dolna linia

Teraz, gdy wiesz dokładnie, co oznacza delegowanie i techniki skutecznego delegowania pracy, możesz usprawnić swoje zadania i zwiększyć produktywność w zespole.

Delegowanie oznacza przyznanie autonomii i władzy komuś innemu, zmniejszając w ten sposób własne obciążenie pracą i budując dobrze zaokrąglony, dobrze wykorzystany zespół.

Umiejętności delegowania mogą wydawać się skomplikowane lub przerażające, ale z czasem staje się to znacznie łatwiejsze. Zacznij od małego, delegując kilka decyzji członkom swojego zespołu na następny tydzień lub dwa.

Więcej wskazówek dotyczących produktywnego przywództwa

• Delegowanie pracy: co delegować, a czego nie?
• 10 sposobów na poprawę umiejętności zarządzania zespołem i zwiększenie wydajności
• Przywództwo a zarządzanie: czy jedno jest lepsze od drugiego?

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: CoWomen przez unsplash.com

Odniesienie