JAK USTALIĆ WŁAŚCIWE PRIORYTETY W 10 MINUT I PRACOWAĆ 10 RAZY SZYBCIEJ?

Każdy z członków mojego zespołu ma mnóstwo zadań, z którymi musi sobie poradzić każdego dnia pracy. Ponadto większość ich zadań to albo zadania kreatywne, albo zadania związane z rozwiązywaniem problemów. Każdy z nich musiał nauczyć się priorytetyzowania zadań, aby wszystko było gotowe.

Pomimo wielu zadań do wykonania, nasz zespół jest w stanie pozostać skoncentrowany i kreatywny oraz konsekwentnie pracować nad naszymi celami przez określony czas.

Pokażę wam, w jaki sposób pomogłem mojemu zespołowi wykonać więcej zadań w krótszym czasie dzięki możliwości prawidłowego ustalania priorytetów. Kilka minut spędzonych na przeczytaniu tego artykułu może dosłownie zaoszczędzić tysiące godzin na dłuższą metę. Zacznijmy więc od mojej metody ustalania priorytetów:

Jak ustalać priorytety za pomocą metody wag

Pewnego dnia przyszła do mnie jedna z naszych nowych redaktorów i opowiedziała mi, jak walczy z wieloma zadaniami, z którymi musi sobie poradzić, oraz z terminami, których stale musi się trzymać.

Pod koniec każdego dnia czuła, że zrobiła wiele rzeczy, ale często nie wpadła na kreatywne pomysły i nie udało jej się z powodzeniem opublikować artykułów. Z tego, co mi powiedziała, było oczywiste, że czuła się przytłoczona i coraz bardziej sfrustrowana nieosiąganiem swoich celów, pomimo spędzania dodatkowych godzin przez większość dni. Wszystko to uniemożliwiało jej osiągnięcie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym w dłuższej perspektywie.

Po wysłuchaniu moich rad dotyczących korzystania z Metody Wagi od razu doświadczyła dramatycznego wzrostu produktywności, który wyglądał następująco:

Mogła produkować trzy razy więcej kreatywnych pomysłów do artykułów na blogu.
Mogła publikuje wszystkie swoje artykuły na czas.
I mogła codziennie kończyć całą swoją pracę na czas ( koniec z nadgodzinami !).

Jeśli jesteś ciekawy, jak to zrobiła, czytaj dalej, aby uzyskać przewodnik krok po kroku:

1. Przeznacz 10 minut na planowanie

Jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów z wydajnością, warto zaplanować przed podjęciem działań. Jednak nie angażuj się tak bardzo w planowanie, że wpadniesz w pułapkę i nigdy nie wyjdź poza pierwszą bazę.Reklama

Moim zaleceniem jest wyznaczenie sobie określonego czasu na planowanie, ale trzymaj go krótko. 10 lub 15 minut powinno wystarczyć na przemyślenie swojego planu.

Wykorzystaj ten czas na:

Spójrz na duży obraz.
Pomyśl o aktualnym celu i celu, który potrzebujesz/chcesz osiągnąć.
Przedstaw wszystkie zadania, które musisz wykonać.

2. Dopasuj swoje zadania do celu

Jest to podstawowy składnik, który sprawia, że Metoda Wagi jest skuteczna, gdy uczysz się ustalać priorytety.

Działa to tak:

Przyjrzyj się wszystkim zadaniom, które wykonujesz, i przejrzyj ważność każdego z nich. Konkretnie, mierzyć wagę zadania na podstawie jego kosztów i korzyści .

Przez koszt mam na myśli nakład pracy potrzebny na zadanie (w tym czas, pieniądze i inne zasoby). Korzyścią jest to, jak bardzo zadanie może przyczynić się do osiągnięcia celu.

Aby Ci to ułatwić, poniżej wymieniłem cztery kombinacje, które pozwolą Ci szybko i łatwo określić priorytet każdego z Twoich zadań:Reklama

Niski koszt + wysokie korzyści

Wykonaj te zadania najpierw, ponieważ są najprostsze do wykonania, ale pomogą ci zbliżyć się do celu.

Zatwierdzanie grafiki utworzonej na potrzeby broszury sprzedażowej prawdopodobnie pasowałoby do tej kategorii. Możesz łatwo zdecydować, czy podoba Ci się grafika/układ, ale Twoja decyzja o zatwierdzeniu spowoduje produkcję ulotki i późniejsze korzyści sprzedażowe związane z wysłaniem jej do potencjalnych klientów.

Wysoki koszt + wysokie korzyści

Podziel zadanie o wysokim koszcie na mniejsze. Innymi słowy, podziel duże zadanie na mini, które zajmują mniej niż godzinę, a następnie ponownie oceń te małe zadania i ustaw ich właściwy poziom priorytetu.

Wyobraź sobie, że poproszono Cię o napisanie planu wprowadzenia na rynek nowego, niezawierającego nabiału suplementu białkowego w proszku. Zamiast próbować napisać plan podczas jednego posiedzenia, postaraj się napisać różne sekcje w różnym czasie (np. poświęć 30 minut na pisanie wstępu, godzinę na pisanie tekstu zasadniczego i 30 minut na pisanie wniosku).

Niski koszt + niskie korzyści

Kiedy uczysz się priorytetyzowania czasu i zadań, ta konkretna kombinacja powinna być twoim najniższym priorytetem. Daj sobie 10-15 minut na wykonanie tego zadania lub umieść tego rodzaju zadania pomiędzy cennymi zadaniami jako przydatną przerwę.

Są to prawdopodobnie niezbędne zadania (np. rutynowe zadania, takie jak sprawdzanie wiadomości e-mail), ale nie przyczyniają się one zbytnio do osiągnięcia pożądanego celu. Trzymaj je na swojej liście priorytetów.

Wysoki koszt + niskie korzyści

Sprawdź, czy te zadania są naprawdę konieczne. Pomyśl o sposobach obniżenia kosztów, jeśli uznasz, że wymagane jest wykonanie zadania.

Na przykład, czy jakiekolwiek narzędzia lub systemy mogą pomóc przyspieszyć wykonanie zadania? W tej kategorii prawdopodobnie znajdziesz takie rzeczy, jak sprawdzanie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych kontaktów handlowych. Może to być kłopotliwe i czasochłonne zajęcie bez popełniania błędów. Istnieje jednak wiele aplikacji, które mogą sprawić, że proces ten będzie natychmiastowy i bezproblemowy.Reklama

Wracając do redaktorki, o której wspomniałem wcześniej, spójrzmy na jej typową listę codziennych zadań:

Po wysłuchaniu mojej rady zepsuła się wysoki koszt + wysokie korzyści zadanie na mniejsze. Jej zadania wyglądały wtedy tak (w kolejności priorytetów):

A w przypadku zadania polegającego na promowaniu artykułów na różne platformy, po zapoznaniu się z jego zaletami, zdecydowaliśmy się skupić tylko na najbardziej efektywnej platformie, tym samym znacznie obniżając związany z tym koszt czasu.

Po skutecznej analizie kosztów i korzyści codziennych zadań możesz zagłębić się w to Planista pełnego życia aby upewnić się, że wypełniłeś wszystko na swojej liście w najlepszy możliwy sposób.

Dodatkowa wskazówka: rozwiązywanie zadań z terminami

Gdy już ocenisz swoje zadania, poznasz znaczenie każdego z nich. Dzięki temu natychmiast uzyskasz krystalicznie czysty obraz tego, jak ustalać priorytety na podstawie zadań, które pomogłyby Ci osiągnąć więcej (w zakresie wyznaczania celów). Czasami jednak nie będziesz w stanie określić priorytetu każdego zadania, ponieważ będą terminy wyznaczone przez podmioty zewnętrzne, takie jak menedżerowie i agencje.

W takich przypadkach sugeruję, aby po rozważeniu wagi i wartości twoich bieżących zadań wyrównać listę w sposób, który pomoże ci dotrzymać terminów i odpowiednio dostosować priorytety. Reklama

Na przykład zanurzmy się ponownie w świecie redaktora.

Niektóre redagowane przez nią artykuły musiały zostać opublikowane w określonych terminach, więc są to pilne i ważne zadania. Metoda Wagi na to pozwala i w tym przypadku poprawiona lista zadań wyglądałaby mniej więcej tak:

Mamy nadzieję, że teraz możesz zobaczyć, jak łatwo jest ocenić ważność zadań i ustalić ich priorytety w wykonalnej kolejności.

Dolna linia

Metoda Wagi różni się od wszystkiego, co wypróbowałeś. Przyjmując metodę wagi, zaczniesz prawidłowo ustalać priorytety swojej pracy i zwiększać produktywność nawet 10 razy!

W przeciwieństwie do innych metod, które tak naprawdę nie wyjaśniają, jak decydować o ważności zadania, moja metoda pomoże Ci rozbić każde z Twoich zadań na dwie części: koszty i korzyści. Moja metoda pomoże Ci również podjąć dalsze działania w oparciu o różne kombinacje kosztów i korzyści, co może przyspieszyć ogólny rozwój Twojej kariery.

Zacznij już teraz przez poświęcenie 10 minut na ocenę codziennych codziennych zadań i jak są one zgodne z Twoim celem (celami). Gdy będziesz mieć te informacje, bardzo łatwo będzie umieścić swoje zadania na liście priorytetów. Jedyne, co pozostaje, to rozpoczęcie następnego dnia roboczego, podążając za nową listą główną.