6 sierpnia 1991 roku świat zmienił się na zawsze, gdy internet stał się publicznie dostępny. Niecałe 30 lat później nasze życie uległo nieodwracalnej przemianie. Teraz możemy uczyć się, odkrywać i komunikować się 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co jest zarówno niesamowite, jak i, jak wszyscy wiemy, niebezpieczne dla naszej produktywności^[1]. Dlatego pojawia się pytanie: Co to jest planowanie blokowe? stał się ważny.

Żeby było jasne, internet nie jest jedyną rozrywką w życiu i chociaż produktywność stała się w ostatnich latach wielkim hasłem, jest po prostu miarą postępu: Czy robisz to, co najważniejsze? Aktywnie zmierzasz do swoich celów?

Autor Neil Pasricha pisze w Harvard Business Review^[2]:

W miarę jak nasz świat staje się coraz bardziej zajęty, a nasze telefony coraz głośniej, najrzadszym zasobem dla nas wszystkich staje się uwaga i twórczość. A jeśli nie poświęcasz czasu, aby pokazać światu coś nowego i pięknego, twoja wartość szybko maleje.

Większość przedsiębiorców głęboko odnosi się do tego nastawienia. Pasricha rozwiązał swoje własne wyzwania związane z wydajnością, ustanawiając nietykalne dni, które chronią go przed SMS-ami, rozmowami telefonicznymi, spotkaniami, alertami lub wszelkiego rodzaju spotkaniami. Mówi, że te skoncentrowane sesje umożliwiły mu wykonanie najbardziej kreatywnej i satysfakcjonującej pracy.

Uwielbiam podejście Pasrichy, ale nie zawsze jest dla mnie realistyczne. Jako założyciel i dyrektor generalny JotForm muszę brać pod uwagę różne codzienne decyzje, od zatrudniania, przez mapy drogowe produktów, po planowanie finansowe. Podejrzewam, że inni założyciele czują to samo. Wierzę jednak w siłę skoncentrowanej pracy, dlatego też polecam planowanie blokowe.

Spis treści

1. Co to jest planowanie blokowe?
2. Jak wykorzystać blokowanie czasu do zwiększenia produktywności?
3. Korzyści z planowania blokowego
4. Końcowe przemyślenia
5. Więcej wskazówek dotyczących zarządzania czasem

Co to jest planowanie blokowe?

Przedsiębiorcy często obnoszą się z wielozadaniowością jako odznaką honoru. W sumie, zacząć biznes to przeciąganie liny między konkurującymi priorytetami.

Jednak chociaż wielozadaniowość może wydawać się wydajna, badania pokazują, że przechodzenie między zadaniami może obniżyć wydajność nawet o 40%. Przełączanie zadań pozostawia to, co dr Sophie Leroy nazywa pozostałością uwagi,^[3]co oznacza, że ​​wciąż myślimy o poprzedniej czynności, podczas gdy zaczynamy następną^[4].Reklama

Oto, gdzie może zabłysnąć planowanie blokowe. Czym dokładnie jest planowanie blokowe?

Z pojęciem planowania blokowego zwykle zapoznajemy się w liceum. Prawdopodobnie otrzymałeś plan zajęć z określoną liczbą zajęć dziennie, wszystkie blokowane zgodnie z godzinami zajęć w każdym roku szkolnym. To jest podstawowe planowanie blokowe.

Nazywane również blokowaniem czasu, planowanie blokowe to praktyka przydzielania dużych porcji czasu do powiązanych zadań. Na przykład możesz wyznaczyć poniedziałki na spotkania i wtorki na strategię.Nauczyciele często stosują harmonogramy blokowe podczas tworzenia planów lekcji.Istnieje wiele różnych podejść, do których wkrótce przejdziemy.

Po pierwsze, oto dlaczego ma to znaczenie. Biznes jest zasadniczo rozwiązywanie problemów . Tworzenie strategii, pisanie kodu, opracowywanie produktów i wszystkie niezliczone czynności, którymi przedsiębiorcy zajmują się koncentracją na popycie i minimalizacją zakłóceń. Są to również z natury ludzkie zadania, których nie da się łatwo zastąpić sztuczną inteligencją, co oznacza, że ​​Twój biznes zależy od Twojej zdolności do zagłębiania się.

Cal Newport, autor Głęboka praca: zasady sukcesu w rozproszonym świecie , powiedział w wywiadzie z 2017 roku:

Focus jest teraz siłą napędową tej gospodarki.

Przedsiębiorcy używają swoich umysłów do uruchamiania pomysłów i tworzenia wartości, więc zdolność koncentracji jest prawie jak supermocarstwo^[5].

Planowanie blokowe może również pomóc w tworzeniu pracy o wyższej jakości w krótszym czasie. Prawo Parkinsona stanowi, że praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie,^[6], dlatego ustalenie limitów czasowych może opróżnić zadanie balonowe.Reklama

Jak wykorzystać blokowanie czasu do zwiększenia produktywności?

Wszyscy mamy inny rytm i obowiązki. Personalizacja jest kluczem do skutecznego blokowania czasu i będzie wymagała pewnych prób i błędów. Oto jak zacząć.

1. Oceń swój kalendarz

Ocena aktualnego harmonogramu może być zaskakująco trudna, ponieważ niewielu z nas potrafi dokładnie oszacować, ile czasu wymaga zadanie. Jeśli wydaje Ci się to łatwiejsze, śledź, jak faktycznie spędzasz czas przez cały tydzień. Notuj każde działanie — nawet 10 minut wiadomości e-mail i 15 minut przewijania mediów społecznościowych między spotkaniami.

Kiedy już wiesz, jak spędzasz czas, łatwiej będzie Ci wiedzieć, co zachować, a co wyrzucić, gdy zaczniesz układać swój nowy harmonogram.

2. Poszukaj wzorów

Po udokumentowaniu całego tygodnia pogrupuj zadania w kategorie. Na przykład możesz uwzględnić następujące kategorie:

• Administracyjny
• Spotkania
• Kreatywna praca
• E-mail
• Czas osobisty.

Możesz także oznaczyć zadania na podstawie tego, jak się czujesz podczas ich wykonywania lub jak wpływają one na twój poziom energii w skali od 1-10. Rób to, co ma dla Ciebie sens.

3. Ułóż bloki czasowe

Eksperymentuj z różnymi wzorcami planowania blokowego. Na przykład jeden poranek może wyglądać tak:

• 8-9 rano: Odpowiadaj na e-maile
• 9-10: Napisz propozycję marketingową
• 10-11: Burza mózgów i plan dla projektu Klienta A A
• 11:00-12:00: Spotkaj się z Klientem A, aby omówić pomysły

Jednak zaraz po przebudzeniu może się okazać, że jesteś bardziej kreatywny. W takim przypadku chciałbyś przenieść burzę mózgów i planowanie na wcześniejszy slot. Jeśli odpowiadanie na e-maile jest najlepsze, gdy po obiedzie czujesz się trochę ospały, umieść to tam.Reklama

Czytaj swoje emocje i umiejętności w ciągu dnia, aby dowiedzieć się, co będzie dla Ciebie najlepsze.

Ostatecznie celem jest uniknięcie zmiany mentalnych biegów w ciągu dnia, tygodnia, a może nawet miesiąca. Zdaję sobie sprawę, że nie jest to łatwe, zwłaszcza dla przedsiębiorców, ale może być niezwykle cenne.

Spędzenie całego dnia na projektach, których nie lubisz, takich jak praca administracyjna lub spotkania, może wydawać się zniechęcające, ale zablokowanie ich w jeden dzień może sprawić, że reszta tygodnia będzie nieskończenie bardziej produktywna i przyjemniejsza. Możesz stawić czoła wszystkim wyzwaniom związanym z przedsiębiorczością, które sprawiają, że krąży ci krew.

4. Twórz motywy dnia

Jeśli jesteś osobą, która musi skoncentrować się na wielu rzeczach w ciągu jednego dnia lub tygodnia, bardziej korzystne może być tworzenie motywów na każdy dzień, zamiast blokowania dnia na pojedyncze zadania. Na przykład możesz ustawić poniedziałki jako dni burzy mózgów/planowania, wtorki jako dni administracyjne itp.

Jeśli wybierzesz tę trasę, sugeruję, aby zawsze zaplanować co najmniej jeden dzień rodzinny. Zapewni Ci czas dla ważnych osób w Twoim życiu i da Twojemu mózgowi czas na odpoczynek.

Korzyści z planowania blokowego

Po udzieleniu odpowiedzi Co to jest planowanie blokowe? i wiesz, jak prawidłowo z niego korzystać, przekonasz się, że otrzymasz wiele korzyści. Oto tylko kilka.

Zwlekanie z walką

Jeśli masz ustalony harmonogram i wiesz, że masz tylko godzinę na wykonanie określonego zadania, znacznie łatwiej będzie uniknąć zwlekania.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak przestać zwlekać, sprawdź Ten artykuł .Reklama

Twórz realistyczne szacunki czasu

Po pewnym czasie pracy z blokowaniem czasu dowiesz się, które czynności zajmują najwięcej/najmniej czasu. Być może będziesz musiał dostosować swój harmonogram w ciągu pierwszego miesiąca, aby zrobić to dobrze, ale bądź cierpliwy. Będziesz nadal uczyć się realistycznie szacować, ile czasu zajmie dane zadanie.

Rozwiń więcej skupienia i uwagi

Kiedy Twój harmonogram nie pozostawia wiele miejsca na przewijanie mediów społecznościowych lub czatowanie ze współpracownikami, przekonasz się, że Twój mózg jest bardziej oddany zwracając uwagę do wykonywanego zadania. Zareagujesz na ograniczenia, które sam sobie wyznaczysz i skupisz się na załatwianiu spraw.

Końcowe przemyślenia

Większość założycieli pragnie wolności. Jednak harmonogramy szkolne, praca i normy społeczne warunkują nas do pracy z tradycyjnym harmonogramem i reaktywnym nastawieniem. Zanim się zorientujemy, odtworzyliśmy harmonogram pracy, który sięga XIX wieku, nawet w naszych własnych firmach. Planowanie blokowe to nie tylko narzędzie do maksymalizacji produktywności; to sposób na odzyskanie czasu^[7].

W ciągu 14 lat pracy w JotForm zdałem sobie sprawę, że rozwój biznesu oznacza robienie więcej tego, co ma największy wpływ. Nie zawsze mi się to udaje, ale staram się skoncentrować swój czas i energię tam, gdzie ma to znaczenie, i wiem, że pracowitość nie jest synonimem produktywności.

Jeśli czujesz to samo, daj czas na zablokowanie próby. Podziel się swoimi eksperymentami z planowania ze współpracownikami i członkami rodziny, aby zrozumieli zmiany i mogli Cię wesprzeć.

Wreszcie, nie martw się, że od razu zrobisz to dobrze. Być może będziesz musiał wejść pod maskę swojego kalendarza i trochę pomajstrować. Znajdź to, co Ci odpowiada, a następnie chroń swój nowy harmonogram za wszelką cenę.

Więcej wskazówek dotyczących zarządzania czasem

• Czym jest zarządzanie czasem i jak mądrze zarządzać czasem Time
• 7 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem, aby zmaksymalizować produktywność
• Jak skoncentrować się i zmaksymalizować produktywność (ostateczny przewodnik)

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: William Iven przez unsplash.com

Odniesienie