Brak organizacji często prowadzi do chaosu lub przynajmniej do wzrostu poziomu stresu. Dzieje się tak, gdy próbujesz zrozumieć wszystko, co cię otacza, aby ułatwić życie. Dlatego silne umiejętności organizacyjne są kluczem do bycia inteligentnym liderem.

Potrzeba posiadania zdolności organizacyjnych staje się jeszcze ważniejsza, gdy jesteś szefem lub menedżerem. W końcu ludzie zwracają się do ciebie po inspirację i nie będzie to inspirujące, jeśli zobaczą, że wariujesz.

Czym są umiejętności organizacyjne i jak możesz je rozwijać? Przeprowadzimy Cię przez 11 kluczowych umiejętności organizacyjnych, które każdy lider musi znać. Ostatecznie będzie to oznaczać, że jesteś w lepszej pozycji, aby być bardziej skutecznym liderem.

1. Zarządzanie czasem

Słabe zarządzanie czasem jest przyczyną wielu problemów w firmie. Jako lider, Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że wszystko działa jak w zegarku. Jest to możliwe tylko dzięki silnemu zrozumieniu, co to znaczy być zorganizowanym.

Niepowodzenie w tym obszarze spowoduje, że nie będziesz w stanie pozostać na zadaniu przed tobą. Nagle twoja zdolność do żonglowania wszystkim na raz maleje przed tobą. Nie zajmie to dużo czasu, zanim wszystko się załamie, co spowoduje, że będziesz postrzegany jako raczej niewiarygodny.

Miej świadomość następujących kwestii: zadania do wykonania, ich terminy, ilość wymaganej pracy i wszystko, czego nie można opóźnić lub uniknąć za wszelką cenę^[1].

Spójrz też na te 7 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem, aby zmaksymalizować produktywność .

2. Planowanie

Planowanie ułatwia organizowanie, ale często brakuje nam możliwości planowania z wyprzedzeniem. Ponownie, złe planowanie prowadzi do dezorganizacji i większej presji na ciebie.Reklama

Zapamietaj to planowanie przybiera różne formy, w tym radzenie sobie z czasem i sposobem, w jaki projekt musi przebiegać. Jednak mądry lider musi pójść o krok dalej, aby coś zmienić. Musisz także zdawać sobie sprawę z planów innych i tego, jak pasują do twojego podejścia, jeśli mają coś zmienić.

Staje się to ważniejsze, gdy mamy do czynienia z zespołem multidyscyplinarnym, gdzie koordynacja może być problematyczna bez odpowiedniego planowania. Całkowity brak planowania zawsze prowadzi do problemów.

3. Planowanie

Mimo że ta umiejętność pokrywa się z tymi wspomnianymi wcześniej, nadal jest wystarczająco ważna, aby zasłużyć na swój indywidualny punkt. Wiadomo, że posiadanie harmonogramu i trzymanie się go jest skutecznym narzędziem do organizowania swojego życia.

Planowanie wskazuje innym, że masz świadomość tego, co robią. Pokazuje również, że dobrze trzymasz się tego, co się dzieje i że nie ma problemów z równoważeniem wielu projektów.

Dzięki planowaniu poprawisz zrozumienie czasu potrzebnego na różne aspekty. Pomaga to zachować kontrolę nad projektem, a także radzić sobie z problemami dzięki zrozumieniu zdarzeń.

Planowanie bloków czasowych to także świetna technika, która pomoże Ci się zorganizować: Zrób to, co ważne, zaplanuj bloki czasowe

4. Przydział zasobów Resource

Ważne jest, aby jak najlepiej wykorzystać swoje zasoby, a to również wymaga organizacji. Nawet wiedza, kiedy korzystać z tych zasobów, jest ważna, aby zapobiec ich wyczerpaniu lub wykorzystaniu w niewłaściwych momentach.

Umiejętności organizacyjne w tym sensie oznaczają bycie świadomym dostępnych zasobów i tych, których możesz użyć w projekcie. Twoja siła powinna również polegać na połączeniu właściwego zasobu z właściwym wymaganiem, aby upewnić się, że pasuje on do ich własnych możliwości. Niezastosowanie się do tego oznacza zmarnowanie zasobów, a to nie wpłynie dobrze na ciebie.

Aby mieć pewność co do organizacji w tym sensie, musisz najpierw zidentyfikować zasoby, które mogą być istotne przed rozpoczęciem nowego projektu. Zapobiega to bieganiu i szukaniu pomocy, gdy jej najbardziej potrzebujesz.Reklama

5. Delegacja

Delegacja to forma sztuki i jedna z najważniejszych umiejętności organizacyjnych i nie każdy ją opanował. Skuteczny lider rozumie również, jak ważne jest, aby projekt przebiegał sprawnie.

Nie da się samemu poradzić sobie z każdym aspektem projektu i w tym może pomóc delegowanie zadań członkom zespołu. Świadomość tego, kto jest najlepszy do danego zadania, zapobiega poczuciu przytłoczenia, co pozwoli ci nadzorować każdy aspekt projektu.

Zorganizowany lider będzie znał swój zespół i był świadomy jego mocnych i słabych stron.^[2]Bycie świadomym z góry oznacza, że ​​nie będziesz się stresować, gdy pojawi się problem, ponieważ wiesz, do kogo wezwać pomoc.

Dzięki organizacji Twój zespół będzie pracował wydajniej i wykona każde zadanie z mniejszym obciążeniem Twoich barków.

Zapoznaj się z tym przewodnikiem i dowiedz się, jak skutecznie delegować: Jak delegować pracę (ostateczny przewodnik dla odnoszących sukcesy liderów)

6. Priorytety

Bycie zdolnym do nadawanie priorytetów zadaniom ułatwi ci życie. Stworzenie listy rzeczy do zrobienia i zrozumienie, które terminy są pierwsze, prowadzi do lepszego planowania i mniejszego stresu. Wraz ze wzrostem doświadczenia nabierasz pewności, że wiesz, które zadania są najważniejsze.

Osoby zdezorganizowane mają tendencję do radzenia sobie w sposób przypadkowy i radzą sobie z rzeczami, gdy się pojawiają. Prowadzi to do umieszczania energii w niewłaściwych obszarach, a najważniejsze rzeczy odchodzą na dalszy plan. Priorytetyzacja pozwala zachować porządek w kolejności, w jakiej musisz ukończyć rzeczy.

W tym celu musisz być świadomy zadań i procesu dla każdego z nich. Sprawdź z wyprzedzeniem terminy i inne pilne szczegóły, aby zapewnić sobie lepszą organizację.

7. Współpraca

Współpraca to jedna z umiejętności organizacyjnych, która ułatwia życie. Jedynym problemem jest to, że wymaga to organizacji z Twojej strony. Zorganizowany lider jest świadomy tych osób, które mogą być najlepszą osobą do danego zadania. Brak organizowania się pozostawia cię w sytuacji szukania pomocy, kiedy powinno to być zwykłe żeglowanie.Reklama

Tu chodzi o coś więcej niż tylko delegowanie. Zamiast tego umiejętność polega na tym, aby z góry wiedzieć, do kogo możesz wezwać, aby projekt przebiegał tak płynnie, jak to tylko możliwe. Może to również dotyczyć innych kierowników różnych działów, dlatego kluczowa jest współpraca.

Dzięki tej umiejętności musisz uświadomić sobie, z kim możesz potrzebować współpracować, zanim pojawi się taka potrzeba. Przeprowadź badania i dowiedz się, do kogo zadzwonić w dowolnym momencie. Pozwala to na radzenie sobie z każdym problemem w chłodny i wydajny sposób.

8. Wyznaczanie celów

Zorganizowanej osobie łatwiej będzie wyznaczać i osiągać cele. Inteligentny lider potrafi pokazać innym, że potrafi wyznaczać cele krótko- i długoterminowe, pracować nad nimi i ostatecznie je osiągnąć. Jedynym sposobem, aby to zrobić, są solidne umiejętności organizacyjne.

Dotarcie do celu nie będzie możliwe, jeśli nie będziesz wiedział, jaką ścieżką podążać. Musisz zrozumieć działania i cele, inaczej nigdy niczego nie osiągniesz. Umiejętności organizacyjne pomagają również zidentyfikować każdy krok i związane z nim problemy.

Tutaj musisz zidentyfikuj cel lub cel przy najbliższej okazji, a następnie przedstawić inne umiejętności organizacyjne, o których wspomniałem.

9. Utrzymanie wydajności

Organizacja i efektywność idą w parze. Wydajność prowadzi do konieczności planowania, ponieważ im płynniej coś działa, tym mniej problemów napotykasz.

Bycie wydajnym pozwala również wiedzieć, gdzie jesteś w projekcie w dowolnym momencie. Wynika to z tego, że zorganizowałeś rzeczy do tego stopnia, że ​​jesteś w stanie przeciwdziałać problemom, zanim się pojawią. Pamiętaj, że wydajność i Twoja zdolność do identyfikowania problemów idą w parze. Jeśli nie jesteś zorganizowany, to jest to niemożliwe.

Aby nauczyć się tej umiejętności, musisz zarezerwować czas na każdy projekt i rozbić go na poszczególne segmenty. Zrozum, jak musi przebiegać każdy krok i kto będzie odpowiedzialny za każdą część. Zidentyfikuj problemy i jak je rozwiązać, aby umożliwić w taki sposób, aby wszystko działało jak w zegarku.

Efektywność to umiejętność, która rozwija się z czasem, więc kontynuuj pracę nad nią i jak ulepszać obszary problemowe, aby stać się silniejszym liderem.Reklama

10. Przejrzysta komunikacja

Silny lider musi być w stanie przez cały czas jasno komunikować się.^[3]Dzięki swoim umiejętnościom organizacyjnym przekonasz się, że jest to łatwiejsze.

Dzięki tym umiejętnościom zawsze wiesz, co się dzieje i możesz wyjaśnić wszelkie kwestie. Jesteś również w stanie przekazać dokładnie to, czego potrzebujesz, po prostu dlatego, że jesteś zorganizowany i znasz status quo w tym momencie. Łatwiej będzie Ci zacząć ze względu na Twoją zdolność do jasnego i zwięzłego przedstawiania rzeczy^[4].

Aby mieć dobrą komunikację, musisz być pewny swoich umiejętności jako lidera. Jeśli użyjesz różnych umiejętności omówionych powyżej, zauważysz większą pewność swojego głosu, co z kolei pozytywnie wpłynie na resztę zespołu.

Jeśli chcesz być bardziej pewny swoich umiejętności komunikacyjnych, zapoznaj się z tym artykułem: Jak opanować skuteczne umiejętności komunikacyjne w pracy i w domu?

11. Samoopieka

Nic, o czym wspomniano powyżej, nie jest możliwe, jeśli nie jesteś zorganizowany we własnym życiu, zarówno zawodowym, jak i osobistym. Umiejętność dbania o siebie to spoiwo, które spaja wszystko inne.

Musisz dobrze się odżywiać i spać, a także dbać o ogólny stan zdrowia. Organizacja w każdym aspekcie twojego życia jest niezbędna, aby zapewnić ci zdrową równowagę. Uczucie złej pogody, zmęczenie, stres lub cokolwiek innego negatywnego będzie miało głęboki wpływ na twoje zdolności jako lidera.

Spójrz na to, czego ludzie oczekują od ciebie w każdej części twojego życia i zastosuj te same strategie dla każdego aspektu. Możesz wtedy oczekiwać, że między różnymi obszarami wystąpi pewna synergia, co pozwoli im pracować z pewną płynnością.

Ten prosty przewodnik pomoże Ci lepiej zadbać o siebie: 13 podstawowych wskazówek dotyczących samoopieki dla zapracowanych osóbReklama

Dolna linia

Te 11 umiejętności organizacyjnych jest niezbędnych dla każdego inteligentnego lidera, który chce być lepiej zorganizowany we wszystkim, co robi. Polepszając się w tych kwestiach, doprowadzi to nie tylko do większego poczucia pewności siebie, ale także do tych, którzy szukają u Ciebie wskazówek i inspiracji.

Więcej umiejętności zwiększających produktywność

• 35 książek o produktywności i umiejętnościach organizacyjnych dla efektywnego życia
• Jak zorganizować swoje życie: 10 nawyków naprawdę zorganizowanych ludzi
• 10 praktycznych sposobów na poprawę umiejętności zarządzania czasem

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Emma Matthews przez unsplash.com

Odniesienie