Pisanie listów biznesowych to coś, co wszyscy musimy od czasu do czasu robić, ale zwykle nie uczymy się w szkole, jak to zrobić. Nieprawidłowy format listu może sprawić, że będziesz wyglądać niechlujnie i nieprofesjonalnie, ale gdy zdobędziesz podstawy i masz kilka przykładów do pracy, znacznie ułatwi to pisanie listów biznesowych.

Co jest największym nie-nie podczas pisania listu?

Prawdopodobnie najczęstszym problemem, jaki ludzie mają podczas pisania listów biznesowych, jest używanie niewłaściwego formatu listu.^[1]W tym formacie jest kilka opcji, ale w większości tak to się robi.

Na samej górze listu powinny znajdować się dane kontaktowe: imię i nazwisko, firma (jeśli dotyczy), adres i numer telefonu. Niektóre osoby umieszczają tutaj również swój adres e-mail.

Następnie przychodzi data i dane kontaktowe osoby, do której piszesz: imię i nazwisko, firma i adres.

Potem będzie powitanie — zwykle coś w stylu Szanownego Pana/Pani. Jonesa. Dalej następuje treść listu, następnie zamykający (Z poważaniem, Najlepszy, cokolwiek chcesz) i kilka pustych wierszy, po których następuje Twój wpisany podpis. Po wydrukowaniu listu możesz podpisać go atramentem.

Po zmniejszeniu formatu treść może być nadal trochę trudna. Niezależnie od tego, czy piszesz list rezygnacyjny, czy list polecający, istnieje kilka podstawowych zasad, których możesz przestrzegać. Oto 10 różnych rodzajów listów biznesowych, które możesz potrzebować napisać,^[2]format listu dla każdego i przykład, którego możesz użyć jako szablonu.

List reklamacyjny: Ekspresowe rozczarowanie

Sposób na formalne wyrażenie rozczarowania doświadczeniem, zgłoszenie złej obsługi klienta lub poinformowanie firmy, że jej produkty nie spełniły oczekiwań.

Kilka porad: Reklama

• Nie denerwuj się ani nie denerwuj; po prostu podaj fakty.
• Bądź serdeczny, profesjonalny i zwięzły. Poinformuj ich, co się stało i co chcesz, aby zrobili, aby to naprawić.
• Zamknij, wyznaczając im termin na udzielenie odpowiedzi, zanim zaangażujesz mediatora lub prawnika będącego stroną trzecią.

Przykładowy list reklamacyjny | Federalna Komisja Handlu

List korygujący: wyjaśnij i przeproś

Jeśli znajdziesz się po stronie biznesowej listu ze skargą, będziesz musiał odpowiedzieć własnym listem. Dobry list dostosowujący może pomóc w utrzymaniu lojalnego klienta; zły może rozprzestrzenić się lotem błyskawicy w Internecie.

Kilka porad:

• W większości przypadków będziesz chciał przeprosić, że Twoja firma nie spełniła oczekiwań.
• Poinformuj ich, co robisz, aby to naprawić, lub wyjaśnij, dlaczego nie robisz tego, o co prosił klient, jeśli to konieczne.
• Bądź profesjonalny, zwięzły, przyjazny i przepraszający.

Przykładowe litery regulacji | OfficeWriting.com

Listy sprzedażowe: podnoś świadomość i promuj produkty

Pisma pisane w celu pozyskania biznesu są nadal ważne dla podniesienia świadomości Twojej firmy lub produktów/usług wśród potencjalnych klientów.

Kilka porad:

• Bądź zwięzły.
• Zrób to o nich, ale nie o sobie czy swojej firmie.
• Wezwij do działania, powiedz im, co mają robić i jak to robić.
• W razie potrzeby możesz również dołączyć kolejne kroki lub działania następcze.

Szablony listów sprzedaży | Letters.org

Reklama

List z zapytaniem: szukaj informacji

Napisz tego rodzaju list, gdy szukasz informacji, takich jak prośba o rozmowę kwalifikacyjną, prośba o katalog lub prośba o dokument publiczny.

Kilka porad:

• Bądź konkretny i zwięzły; ułatw osobie, która może śledzić wszystko, czego potrzebujesz.
• Pomocne może być podanie kontekstu i tła, ale nie całej historii tego, dlaczego potrzebujesz dokumentu.
• Bądź uprzejmy i okazuj wdzięczność.
• Jeśli pytasz o możliwość pracy, skorzystaj z format listu motywacyjnego .

Szablony listów z zapytaniem | Przykładowe szablony

List potwierdzający: Wskaż otrzymaną wiadomość

Listy potwierdzające wskazują, że otrzymałeś coś (np. podanie o pracę lub stypendium lub materiały sprzedażowe), ale niekoniecznie podjąłeś jeszcze działania.

Kilka porad:

• Bądź krótki.
• Jeśli istnieją informacje, które każda osoba wysyłająca informacje musi wiedzieć, na przykład kiedy zostanie podjęta decyzja o zatrudnieniu na dane stanowisko, również to uwzględnij.
• Może być użyty, aby podziękować komuś za darowiznę na cel, więc dołącz do listu wraz z załącznikami.

Listy potwierdzające na każdą okazję | Szablon.net

List uzupełniający: Przesuń i przypomnij

List uzupełniający jest rodzajem zachęty dla ludzi, aby upewnić się, że otrzymali pierwszy list i przypomnieć im, czego chcesz, aby zrobili. Często są wysyłane po liście sprzedaży, liście polecającym lub liście z prośbą o informacje.

Kilka porad: Reklama

• Bądź zwięzły, aby przypomnieć odbiorcy, kim jesteś, o co i kiedy prosiłeś.
• Uwzględnij termin, jeśli początkowa notatka nie.
• Dołącz wezwanie do działania jako przypomnienie.

Szablony uzupełniające wszelkiego rodzaju | Napisz ekspresowe

List zamówienia: Złóż zamówienie

Formalny sposób na złożenie zamówienia.

Kilka porad:

• Bądź zwięzły i precyzyjny.
• Upewnij się, że podałeś wszystkie informacje potrzebne osobie do złożenia zamówienia.
• Dołącz wszystkie informacje o wysyłce i metodę płatności.
• Okaż swoją wdzięczność.
• Podaj informacje kontaktowe w celu kontynuacji.

Zamów próbki listów | Jak napisać list

List motywacyjny: Przedstaw się do pracy

List motywacyjny to sposób na przedstawienie się, zwłaszcza podczas ubiegania się o pracę.

Kilka porad:

• Od razu wspomnij o pracy, o którą się ubiegasz. Nie musisz być fantazyjny.
• Omów tylko kilka istotnych punktów w swoim CV, zwłaszcza wszelkie powiązane doświadczenia.
• Pamiętaj, aby wspomnieć również o swoich miękkich umiejętnościach (np. umiejętnościach komunikacyjnych, umiejętnościach przywódczych).
• Dołącz informacje kontaktowe i bądź dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, które może mieć kierownik ds. rekrutacji.

Format listu motywacyjnego | Potwór

Reklama

List polecający: pomóż lub poproś kogoś o pomoc for

Ten rodzaj listu jest często pisany przez nauczyciela, aby pomóc uczniowi ubiegającemu się o stypendium, staż lub przyjęcie do szkoły lub programu. Możesz również napisać, aby polecić kogoś do pracy, stypendium lub innej możliwości.

Kilka porad:

• Bądź szczery wobec osoby, o której piszesz.
• Nie tryskaj ani nie zgadzaj się na napisanie listu do kogoś, kogo nie wesprzesz lub nie znasz zbyt dobrze.
• Użyj konkretnych przykładów, aby podkreślić umiejętności i zdolności danej osoby.
• Napisz coś o tym, dlaczego dałbyś tę możliwość osobie, o której piszesz.
• Podziękuj czytelnikowi za poświęcony czas i dołącz dane kontaktowe, jeśli ma pytania.

Przykładowy list polecający | muza

List rezygnacyjny: rezygnacja z zajmowanego stanowiska

Nie poddawaj się żadnym popędom, które możesz mieć, aby wysłać podżegający list z rezygnacją; nigdy nie wiadomo, kiedy znów spotkasz tych ludzi.

• Zwięźle i na temat: Ten list służy jako zawiadomienie, że rezygnuję z mojej pozycji jako x efektywne x. Dziękuję za możliwość, mówi wystarczająco dużo.
• Zastanów się bardzo uważnie nad słowami, jeśli zajmujesz ważne stanowisko, a Twój list prawdopodobnie zostanie opublikowany.
• Możesz podać powód, jeśli chcesz, ale nie jest to konieczne.
• Podziękuj swojemu szefowi i/lub firmie za możliwości, jakie tam miałeś.

Listy rezygnacyjne do wielu celów/przyczyn | Równowaga

W przypadku wielu innych możliwych listów, których możesz potrzebować w swojej karierze biznesowej, sprawdź ta wyczerpująca lista z salda.

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Flaticon przez flaticon.com

Odniesienie