Kiedy zachodzą poważne zmiany lub zakłócenia w życiu, zarządzanie czasem jest jedną z pierwszych rzeczy, które wylatują przez okno. W takich sytuacjach czas może stracić wszelkie definicje. Zrozumiałe, że terminy pilne i ważne nabierają nowych znaczeń.

W swojej książce 7 nawyków skutecznych ludzi Steven Covey spopularyzował koncepcję, którą nazywa macierzą zarządzania czasem. Covey dzieli czas, który spędzamy na jawie, na cztery ćwiartki:

• Kwadrant 1 : Pilne i ważne. Przykłady: uzyskanie pomocy w nagłych wypadkach medycznych lub powstrzymanie małego dziecka przed wjechaniem w ruch uliczny.
• Kwadrant 2 : Nie pilne, ale ważne. Przykłady: regularne wymienianie oleju w samochodzie lub spełnienie wewnętrznego celu firmy, aby w sposób znaczący reagować na każdy kontakt z klientem w ciągu godziny.
• Kwadrant 3 : Pilne, ale nieważne. Przykłady: współpracownik wpada, by zapytać o firmowy piknik lub odpowiada na oferty ograniczone czasowo.
• Kwadrant 4 : Ani pilne, ani ważne. Przykłady: przewijanie zagłady przez kanały mediów społecznościowych, odpowiadanie na komentarze na stronie opublikowane przez osoby, których nie znasz, lub sesje telewizyjne.

Oto wykres macierzy zilustrowany przez Sage Automation:^[1]

Aby jak najlepiej wykorzystać te cztery kwadranty, musimy być brutalnie uczciwi w kwestii tego, jak – i do czego – przypisujemy terminy Coveya. Oto jak się do tego zabrać:

1. Postaw dolara na swój czas

Jeśli chcesz wyeliminować marnotrawców czasu w swoim życiu zacznij traktować swój czas jak pieniądze. Traktowanie czasu jako atutu może wydawać się nieco niejasną koncepcją. Umieszczanie znaków dolara w godzinach pracy szybko przyniesie jasność.

Ekspert finansowy Dave Ramsey sugeruje śledzenie każdego zarobionego grosza, przypisując wszystkie pieniądze do kategorii. Na przykład 1000 dolarów z twojej następnej wypłaty może należeć do kategorii czynszu, 400 dolarów może trafić na artykuły spożywcze i tak dalej.Reklama

Dopóki nie zaczniesz nazywać i śledzić swojego czasu, zarządzanie czasem będzie niczym więcej jak zgadywaniem i przeczuciem. Połączenie matrycy zarządzania czasem Coveya i techniki Ramseya to pierwszy krok w kierunku zajęcia miejsca kierowcy w zarządzaniu czasem. Może zdecydujesz, że Twój czas ma wartość pieniężną 30 USD za godzinę. Na przykład pod koniec upijania się Netflixa okazuje się, że spędziłeś 4,5 godziny. To daje wartość netto 135 USD. Zapisz to w codziennym dzienniku pod rozrywką.

Jeśli jesteś jak większość ludzi, twoja chwila jasności prawdopodobnie nadejdzie pod koniec miesiąca, kiedy zsumujesz wartości w dolarach, które przypisałeś do różnych kategorii życia.

Chociaż mogłeś zlekceważyć 135 dolarów wydanych na pojedynczą imprezę telewizyjną, jak się poczujesz, gdy odkryjesz, że w ciągu jednego miesiąca wydałeś 1485 dolarów w tej kategorii? Jako punkt odniesienia, Twój dostępny czas na 31-dniowy miesiąc, przy założeniu 16 godzin dziennie, wynosi 14 880 USD. Same godziny pracy prawdopodobnie pochłaniały coś w przedziale od 4500 do 6000 USD.

Teraz masz moc, aby zapewnić prawdziwą jasność w zarządzaniu swoimi priorytetami. Czy oglądanie telewizji naprawdę było warte prawie 10% całkowitego czasu na jawie? Tylko ty możesz odpowiedzieć na to pytanie.

2. Przygotuj się na sukces Matrycy Zarządzania Czasem

Zacznij od wypisania każdego zadania

W tym momencie wszystko, co próbujesz zrobić, to opróżnić swój mózg. Nie trać energii na myślenie o pilności, znaczeniu lub terminie. Ta część nadejdzie później. Na razie zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby wszystkie zadania krążące w Twoim mózgu znalazły się w arkuszu kalkulacyjnym lub na papierze.

Używaj narzędzi, które najlepiej Ci odpowiadają, aby jak najszybciej uwolnić swoje myśli. Nie przestawaj, dopóki nie będziesz pewien, że wszystko uchwyciłeś.

Następnie przypisz termin do każdego zadania

Zacznij od wypełnienia tych terminów, o których wiesz, że są ustalone w kamieniu. Aby utrzymać zdrowe relacje, warto nadać priorytet zobowiązaniom, które już podjąłeś wobec innych ludzi. Jeśli to możliwe, ustal swoje terminy wcześniej niż obiecałeś — możesz potrzebować czasu na elastyczność w dalszej części drogi. Zacznij od celu zarządzania czasem, jakim jest bycie znanym jako osoba, która nie obiecuje i dostarcza zbyt wiele.Reklama

Zaznacz zadania, o których wiesz, że są pilne. Zachowaj ostrożność przy stosowaniu terminu pilne. To, co wydaje Ci się pilne, może nie mieć znaczenia dla Twojej rodziny, przyjaciół i klientów. Każdy musi wymyślić osobistą definicję roboczą, ale na początek używaj tej klasyfikacji oszczędnie.

Ustalaj priorytety poprzednich zobowiązań podczas klasyfikacji. Zawsze możesz cofnąć się i ulepszyć określone zadanie do tego statusu, ale zacznij od okazania pewnej powściągliwości. Wszakże jeśli wszystko jest pilne, to nic nie może być naprawdę pilne.

Zmień kolejność listy według ważności

W tym miejscu korzystanie z arkusza kalkulacyjnego zamiast papieru może naprawdę się opłacić. Wstaw kolumnę ważności do arkusza kalkulacyjnego lub wybierz inny kolorowy długopis lub marker, jeśli używasz papieru lub kart indeksowych. Nadaj każdemu zadaniu ocenę ważności od 1 (wcale nieważne) do 100 (najważniejsze).

Osobiście lubię używać skali od 1 do 100 ze względu na szczegółowość, jaką zapewnia. Na przykład dwa zadania mogą oceniać 8 w skali od 1 do 10, ale podczas sortowania można rozróżnić 82 i 88.

3. Podłącz swoje życie do matrycy zarządzania czasem

Teraz cofnij się o krok i spójrz na to, co masz. Jeśli odrobiłeś pracę domową, powinieneś teraz zobaczyć każde ze swoich zadań wraz z ich rankingami ważności i pilności.

Zacznij przenosić każde zadanie do jednego z czterech kwadrantów macierzy zarządzania czasem. Zacznij od oczywistych miejsc docelowych. Gdy znajdą się w siatce, możesz ocenić bliskie połączenia, które mogą zgodnie z prawem znaleźć się w jednej z dwóch ćwiartek. Możesz zacząć zmieniać pozycje według ważności lub pilności, i to jest w porządku. Możesz zdać sobie sprawę, że niektóre zadania nie są tak ważne lub pilne, jak początkowo myślałeś.

P1: Utrzymuj otwarty lądowisko

Staraj się trzymać jak najwięcej rzeczy poza kwadrantem Pilne i Ważne. Może to nie być możliwe przy pierwszej próbie zarządzania czasem, ale wyznacz sobie dalekosiężny cel, jakim jest utrzymanie otwartej przestrzeni w pierwszym kwartale. Możesz to osiągnąć, zajmując się zadaniami, które pojawiają się w pozostałych trzech kwadrantach tak wydajnie i efektywnie, jak to tylko możliwe.Reklama

Na przykład zapracowany założyciel startupu nadal będzie chciał pozostać w formie, ale nie będzie miał godzin spędzonych na siłowni. Autor bestsellerów Wall Street Journal, dr John Jaquish, zaleca trening ze zmiennym oporem zamiast treningu z dużymi ciężarami. Naukowo udowodniono, że trening ze zmiennym oporem przynosi lepsze wyniki w zakresie sprawności w znacznie krótszym czasie, mówi dr Jaquish. To, w połączeniu z dietą wysokobiałkową, może zapewnić przedsiębiorcom pożądane rezultaty bez poświęcania cennych godzin w ciągu dnia.

Oczywiście za 10 minut możesz otrzymać telefon od klienta, który natychmiast umieści coś w Q1. Żadne planowanie ani przygotowanie z twojej strony nie mogło powstrzymać go przed lądowaniem, więc to nie twoja wina. Twoim zadaniem jest zapewnienie dostępności pasa startowego na taką ewentualność.

P2: Wyeliminuj te zadania za pomocą dedykowanych bloków czasu

Jeśli coś jest ważne, ma duże szanse, że w końcu stanie się pilne. Korzystając z przykładu wymiany oleju, oczywiście chcesz rozwiązać to zadanie, zanim silnik się zatrzyma. Jeśli tego nie zrobisz, zadanie Q2 nagle musi zostać przeklasyfikowane na Q1 i będziesz mieć zupełnie nowy Q1, aby dotrzymać mu towarzystwa: Kup wypożyczony samochód.

Inne zadania w drugim kwartale mogą nigdy nie stać się pilne, ale to nie umniejsza znaczenia tych większych elementów. Być może zdecydowałeś się dowiedzieć więcej, aby pomóc w promowaniu antyrasizmu w miejscu pracy, autorka notatek i współpracownik Forbes Dana Brownlee. Ten cel najprawdopodobniej nie zmaterializuje się, dopóki nie zablokujesz czasu w swoim kalendarzu, aby upewnić się, że przeznaczasz niezbędny czas na osiągnięcie tego celu.^[2]

Bez świadomego wysiłku, aby zaplanować te zadania, pozostaną one na zawsze niewykonane.

P3: Zadaj pilnym przedmiotom kilka pytań

Przynajmniej jeden problem z tą kategorią polega na tym, że pilne zadania często maskują się jako ważne. Powszechne jest mylenie tych dwóch rzeczy, dlatego ważne jest, aby nauczyć się tego rozróżniania. Wiadomość od potencjalnego klienta, którego masz nadzieję wylądować, jest pilna, podczas gdy e-mail od agenta ubezpieczeniowego, który chce zaplanować coroczny przegląd polisy, może prawdopodobnie poczekać do piątku.

E-maile, poczta głosowa, wiadomości tekstowe i inne formy natychmiastowej komunikacji prawie zawsze niosą ze sobą poczucie pilności, ale mogą nie być ważne. Patrząc na rzeczy, które wylądowały w Q3, zadaj sobie pytanie, czy podzielasz poczucie pilności nadawcy, czy nie. Być może nadszedł czas, aby zrezygnować z subskrypcji niektórych grup, osób lub biuletynów, aby zminimalizować bałagan w trzecim kwartale.Reklama

P4: Wykorzystaj w pełni swoje niepilne i nieważne czynności

Q4 to kwadrant, na który każdy niedoszły menedżer czasu lubi rzucać, ale nie spiesz się tak. Chociaż zdecydowanie chcesz wyeliminować całkowity czas, który jest do bani, jest to również kwadrant, w którym występują przestoje. Zamiast przysięgać, że całkowicie zrezygnujesz ze wszystkich działań w czwartym kwartale, w pełni wykorzystaj te, w które się angażujesz.

Najpierw zacznij od wyeliminowania lub delegowania zadań, które nie są najlepszym sposobem wykorzystania Twojego czasu. Jasne, ten raport musi zostać sformatowany, ale stażysta prawdopodobnie zrobi to za ciebie. Korzystaj z oprogramowania sprzedażowego, aby zautomatyzować e-maile z potencjalnymi klientami, dzięki czemu nie musisz wysyłać ich samodzielnie.

Jeśli chodzi o zrobienie sobie przerwy, pamiętaj o czynnościach, które sprawiają, że czujesz się odświeżony i tych, które powodują uczucie wyczerpania. Powiedz „tak” spacerowi po lesie i „nie” kłótni z nieznajomymi w mediach społecznościowych. Mądrze dobierając formy spędzania wolnego czasu, zyskasz jak najwięcej ze swojej złotówki w czwartym kwartale.

Końcowe przemyślenia

Matryca zarządzania czasem Coveya jest wspaniałym narzędziem do zastosowania, gdy czujesz, że twój harmonogram kontroluje ciebie, a nie na odwrót. Twój sukces prawdopodobnie sprowadzi się do tego, jak uczciwy jesteś wobec siebie podczas przypisywania etykiet.

Nie bój się zadać sobie pytania: czy to naprawdę pilne? Będziesz także musiał dokonać ostrego rozróżnienia między tym, co jest ważne dla Ciebie, a tym, co jest ważne dla kogoś innego. Zbyt łatwo jest bezkrytycznie zaakceptować czyjąś etykietkę jako ważne lub pilne.

Istnieje idealne miejsce do zarządzania czasem, które daje Ci pełną kontrolę nad swoim harmonogramem bez popadania w sztywny sposób myślenia. W szczególności przedsiębiorcy będą musieli uwzględnić pewną elastyczność w swoich harmonogramach, aby mogli skorzystać z okazji, które pojawiają się niezapowiedziane w pierwszym kwartale. Jednak za dużo flexu, a skończysz na marnowaniu czasu. Dostosowując techniki Coveya i Ramseya do swojego życia, daj sobie trochę łaski, aby popełniać błędy i poprawiać je w razie potrzeby. Dotrzesz tam.

Więcej wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem

• 10 praktycznych sposobów na poprawę umiejętności zarządzania czasem
• 10 sprawdzonych umiejętności zarządzania czasem, których powinieneś nauczyć się już dziś
• Jak zwiększyć wydajność pracy: 9 podstawowych zasad

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: eksploracja # przez unsplash.com Reklama

Odniesienie