DLACZEGO LISTY RZECZY DO ZROBIENIA NIE DZIAŁAJĄ (I JAK TO ZMIENIĆ)

Jak często czujesz się przytłoczony i zdezorganizowany w życiu, czy to w pracy, czy w domu? Wydaje się, że wszyscy zmagamy się z zarządzaniem czasem w jakiejś dziedzinie naszego życia; jednym z najczęstszych zwrotów oprócz kocham cię jest to, że nie mam czasu. Wszyscy sugerują pracę z listą rzeczy do zrobienia, aby zacząć lepiej organizować swoje życie, ale dlaczego te listy mają również dla nich negatywne konotacje?

Powiedzmy, że masz silne pragnienie, aby odwrócić tę sytuację ze wszystkimi swoimi dobrymi intencjami – możesz wtedy wyjąć kartkę papieru i długopis, aby zacząć uporać się z tym niematerialnym bałaganem za pomocą listy rzeczy do zrobienia. Zwykle dzieje się tak, że albo jesteś tak przytłoczony, widząc wszystko na swojej liście, że czujesz się gorzej niż wcześniej, albo robisz listę, ale całkowicie utknąłeś w sposobie jej skutecznego wykonania.

Listy rzeczy do zrobienia mogą Ci pomóc, ale jeśli nie używasz ich skutecznie, mogą w rzeczywistości sprawić, że poczujesz się bardziej rozczarowany i zestresowany niż wcześniej. Pomyśl o zbiorze : koncepcja jest dobra, ale jeśli po prostu złożysz dokumenty bez struktury lub systemu, system archiwów będzie miał negatywny wpływ. Tak samo jest z listami rzeczy do zrobienia – możesz złożyć jedną, ale jeśli nie zrobisz tego dobrze, jest to bezowocne ćwiczenie.

Dlaczego niektórzy uważają, że ogólne listy zadań do wykonania nie działają?

Większość ludzi uważa, że ogólne listy rzeczy do zrobienia nie działają, ponieważ:Reklama

Są tak przytłoczeni, gdy patrzą na wszystkie rzeczy, które muszą zrobić.
Nie wiedzą, jak ustalić priorytety pozycji na liście.
Czują, że stale dodają do swojej listy, ale jej nie zmniejszają.
Widząc, jak zadania domowe mieszają się z zadaniami zawodowymi, pojawia się poczucie zamieszania.

Korzyści z używania listy rzeczy do zrobienia

Istnieje jednak wiele zalet pracy z listą rzeczy do zrobienia:

Masz jasność co do tego, co musisz zrobić.
Poczujesz się mniej zestresowany, ponieważ wszystkie twoje „do zrobienia” są na papierze i są poza twoim umysłem.
Pomaga w ustaleniu priorytetów działań.
Nie przeoczysz tylu zadań i o niczym nie zapomnisz.
Czujesz się bardziej zorganizowany.
Pomaga w planowaniu.

4 złote zasady, dzięki którym lista rzeczy do zrobienia działa

Oto moje złote zasady działania listy rzeczy do zrobienia:

1. Kategoryzuj

Badania wykazały, że twój mózg jest przytłoczony, gdy widzi listę 7 lub 8 opcji; chce się zamknąć.^[1]Z tego powodu musisz pracować z różnych list. Podziel je na różne kategorie i nie miej więcej niż 7 lub 8 zadań w każdej z nich.

Dobrze byłoby mieć listę projektów, listę uzupełniającą i listę „nie zapomnij”; będziesz wiedział, co będzie dla Ciebie najlepsze, ponieważ te tytuły będą inne dla każdego.Reklama

dwa. Dodaj prognozy

Musisz nie tylko wiedzieć, co należy zrobić, ale także ile czasu zajmie, aby skutecznie zaplanować.

Wyobraź sobie na swojej liście, że masz jedno zadanie, które zajmie 30 minut, inne, które może zająć 1 godzinę, a drugie, które może zająć 4 godziny. Musisz wiedzieć, kiedy spojrzysz na zadanie, w przeciwnym razie podważysz swoje planowanie, więc dodaj dodatkową kolumnę do swojej listy i uwzględnij szacunkowe, ile czasu Twoim zdaniem zadanie zajmie, i bądź realistyczny!

Wskazówka: Jeśli uważasz, że dokładne oszacowanie jest dla Ciebie wyzwaniem, zacznij od codziennego budowania tej umiejętności. Oszacuj, ile czasu zajmie przygotowanie, ugotowanie obiadu, wyjście na spacer itp., a następnie porównaj to z rzeczywistym czasem. Zaczniesz być dokładniejszy w swoich szacunkach.

3. Priorytety

Aby skutecznie wybrać to, nad czym powinieneś pracować, musisz wziąć pod uwagę: priorytet, kolejność i szacowany czas. Dodaj kolejną kolumnę do swojej listy, aby uzyskać priorytet. Podziel swoje zadania na cztery kategorie:Reklama

Ważne i pilne
Nie pilne, ale ważne
Nieważne, ale pilne
Nie ważne ani pilne

Chcesz oczywiście pracować nad zadaniami, które są pilne i ważne, ale także wybrać niektóre zadania, które są ważne i nie pilne. Dlaczego? Ponieważ te zadania są zwykle związane z celami długoterminowymi, a kiedy pracujesz tylko nad pilnymi i ważnymi zadaniami, poczujesz, że cały dzień spędzasz na gaszeniu pożarów. Zaniedbujesz inne ważne obszary, które najczęściej kończą się negatywnymi konsekwencjami.

Większość czasu należy poświęcić na dwie pierwsze kategorie.

4. Recenzja

Aby ta lista działała skutecznie, musi stać się codziennym narzędziem, którego używasz do zarządzania swoim czasem i regularnie go przeglądasz. Nie ma sensu mieć listy tylko do zapisywania wszystkiego, co musisz zrobić, ale nie używasz jej jako części większego planu zarządzania czasem.

Na przykład: Pod koniec każdego tygodnia przejrzyj listę i użyj jej do zaplanowania następnego tygodnia. Wybierz, nad czym chcesz pracować, biorąc pod uwagę priorytet, czas i kolejność, a następnie zaplanuj te elementy w swoim kalendarzu. Złota zasada w planowaniu: nie planuj więcej niż 75% swojego czasu.Reklama

Dolna linia

Więc chwyć długopis i kartkę i podaruj sobie dar spokojnego i jasnego umysłu, wyrzucając wszystko tam i na listę, ponieważ teraz masz wszystkie narzędzia, których potrzebujesz, aby to zadziałało. Wiedza jest bezużyteczna, jeśli nie jest stosowana — jak bardzo chcesz więcej czasu?

Do Twojego sukcesu!