15 STRATEGII SKUTECZNEJ LISTY RZECZY DO ZROBIENIA

Jedną z odwiecznych technik zwiększania produktywności jest klasyczna i skuteczna lista rzeczy do zrobienia i nie bez powodu. To jeden z najbardziej produktywnych sposobów na zrobienie wszystkiego dla Ciebie i wszystkich innych. Niezależnie od tego, czy jest to lista mentalna, czy coś, co zapisujesz, lista rzeczy do zrobienia jest niezbędnym narzędziem zwiększającym produktywność.

Jednocześnie jest to jedno z najbardziej mylących narzędzi zwiększających produktywność. Wiele osób dyskredytuje to z różnych powodów i nie wierzy, że lista rzeczy do zrobienia jest dobra. Ale moim argumentem jest to, że być może ty i inni ludzie nie tworzycie skutecznej listy rzeczy do zrobienia, więc tutaj omówimy, jak zrobić to dobrze.

Po co zawracać sobie głowę skuteczną listą rzeczy do zrobienia?

Używasz ich źle

Zanim przejdziemy do strategii tworzenia skutecznej listy rzeczy do zrobienia, warto wiedzieć, dlaczego warto zawracać sobie głowę tworzeniem takiej listy. Pierwszym ważnym punktem jest to, że wiele osób robi listy rzeczy, które robią źle.

Dwa z najczęstszych błędów to:

Ludzie używają list jako miernika tego, czy są produktywni, czy nie.
Umieścili zbyt wiele pozycji na liście.

Zrozumiałe jest jednak, dlaczego Ty lub inni ludzie to robicie. Lista rzeczy do zrobienia to narzędzie zwiększające produktywność, więc warto nakładać na siebie zadania. Jednak mózg nie działa w ten sposób. Jeśli masz dużo zadań na swojej liście, czujesz się jak tortura, ponieważ lista nigdy się nie kończy.

Na początku może być miło, że zawsze masz coś do zrobienia, ale pamiętaj, że masz tylko tyle czasu w ciągu dnia. Ważne jest, aby przykładać większą wagę do jakościowej pracy niż do samej ilości.

W tym samym tonie, jeśli jesteś osobą, która ma tendencję do szukania walidacji, lista rzeczy do zrobienia może być trudna. Będą dni, w których nie zrobisz wszystkiego z powodu wydarzeń życiowych. Stwarza to niepotrzebną presję i wprawia cię w wir stresu.

Pomaga zachować koncentrację

Gdy tworzysz skuteczną listę rzeczy do zrobienia, głównym celem tych list jest zapewnienie przejrzystości i skupienia . Jeśli robisz je źle, być może zauważyłeś, że koncentrujesz się na zadaniu z listy zadań i wykonujesz je.

Może to być przyćmione przez wiele pozycji na liście, ale w określonym czasie koncentrujesz się na zadaniu. Naprawdę widzisz to w akcji, gdy rozważasz krótszą listę rzeczy do zrobienia.

Rozumiem, że lista rzeczy do zrobienia nie jest dla każdej osoby, ale ta koncentracja jest pomocna dla osób zaczynających. Nadal nie jesteś pewien swoich celów lub ścieżki, którą chcesz obrać. Możesz również mieć trudności z określeniem następnego kroku, do którego należy dążyć.

Lista rzeczy do zrobienia to przewodnik, do którego możesz wrócić, kiedy tylko będziesz tego potrzebować. Co więcej, techniki, o których wspomnę poniżej, sprawią, że listy zadań będą dla Ciebie bardziej skuteczne.

15 strategii skutecznej listy rzeczy do zrobienia

Zaczniesz dostrzegać, jak potężna jest lista rzeczy do zrobienia, gdy rozważysz różne strategie, które możesz uwzględnić w jednej. To jest Twój lista rzeczy do zrobienia, więc wybierz jedną z poniższych strategii, aby znaleźć to, co Ci odpowiada. Jeśli nie masz pewności, nie bój się eksperymentować i mieszać kilku kombinacji.

Pamiętaj, że droga do sukcesu to droga z wieloma rozgałęzionymi ścieżkami, więc metody, których używasz, są Twoim wyborem.Reklama

1. Podziel listę na dwie części

Pierwsza strategia polega na podzieleniu listy na dwie części. Te dwie części nazywane są dziennikami i czynnościami do wykonania.

Dzienniki to codzienne zadania, które chcesz bardziej rozwijać. Na przykład, jeśli chcesz wyrobić sobie nawyk z porannych ćwiczeń, codziennym zadaniem może być wykonanie 15-minutowego treningu lub godzinny spacer.

Twoje rzeczy do zrobienia to nie codzienne zadania, które w pewnym momencie musisz wykonać. Może potrzebujesz przygotować raport w pracy lub zrobić prezentację. Możesz umieścić to w swojej kolumnie do zrobienia.

Jest to skuteczna strategia, ponieważ pozwala zaoszczędzić cały bałagan, do którego skłania się większość ludzi. Jak wspomniano wcześniej, ludzie wypychają swoje listy, a wiele z nich to zazwyczaj zadania, które i tak wykonalibyście, na przykład chodzenie na zakupy spożywcze lub podrzucanie dzieci do znajomych.

2. Nałóż limit na przedmioty

Jeśli uważasz, że dzielenie listy na dwie części jest za dużo, sugeruję, że zwięzłość jest cnotą podczas tworzenia tych list. Możesz ustawić dowolną liczbę elementów, ale kluczem jest to, że masz na uwadze ustalony limit. Niektórzy ludzie mają nie więcej niż siedem, podczas gdy inni mają zaledwie trzy. Rób to, co sprawia, że czujesz się komfortowo.

Ideą tego jest zawężenie najważniejszych zadań, które musisz wykonać tego dnia. Oczywiście są inne rzeczy, które będziesz robić w ciągu dnia, i to jest w porządku, ale chcesz nadać priorytet rzeczom, które są na twojej liście rzeczy do zrobienia przed końcem dnia.

3. Używaj list kontrolnych do złożonych zadań Task

Jeśli już tworzysz wąskie listy, ale stawiasz na trudniejsze zadania, proponuję rozbić to zadanie. Niezależnie od tego, czy chodzi o wszystkie kroki, które musisz podjąć, czy o zanotowanie ważnych szczegółów, które muszą być obecne, zależy od Ciebie.

Tak czy inaczej, pozwala to upewnić się, że wszystko wykonujesz we właściwy sposób i że nie brakuje żadnych kluczowych szczegółów ani kroków.

4. Najpierw zmierz się z MIT

MIT to najważniejsze zadanie. Innym sposobem na to jest zajęcie się najpierw największym i najbardziej zastraszającym zadaniem^[1]. Dlaczego chcesz to zrobić, sprowadza się do tego, jak działa nasz mózg.

Możesz czuć się zmuszony do wykonania łatwiejszych zadań, zanim przejdziesz do większego zadania, ale problem polega na tym, że te zadania – nawet te łatwe – wyczerpują twoją energię. Co więcej, jeśli masz naprawdę duże zadanie do wykonania, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz o nim myśleć w ciągu dnia. Oznacza to, że poświęcasz więcej energii na samo myślenie.

Wszystko to nie stanowiłoby problemu, gdyby to wielkie, onieśmielające zadanie zostało załatwione z samego rana.

5. Utwórz listę gotowych

Innym interesującym podejściem do rozważenia jest sporządzenie listy wykonanych zadań. To jest lista zadań, które wykonałeś z listy rzeczy do zrobienia. Wiele osób uważa, że wystarczy skreślić element ze swojej listy i skończyć z nim, ale w zależności od tego, co umieszczasz na tych listach, lista wykonanych może być inspirująca.

Wyobraź sobie, że jesteś kimś, kto umieszcza na swoich listach do zrobienia ponadprzeciętne, trudne zadania, czynności, których prawidłowe wykonanie wymaga godziny lub dwóch. Może to zainspirować Cię do zrobienia więcej, jeśli po dniu pracy zauważysz, ile osiągnąłeś w ciągu dnia dzięki tej liście.Reklama

6. Spraw, aby Twoja lista była łatwa do zauważenia

Od kolorowego papieru po umieszczenie go w widocznym miejscu, chcesz, aby Twoja lista znajdowała się w miejscu, w którym łatwo ją zauważysz. Pamiętaj, nie musisz mieć tej listy cały czas przed sobą, ponieważ może to spowodować niepotrzebny stres. Ale ustawienie go na bok to fajny pomysł — spojrzenie w bok i wiesz dokładnie, co należy zrobić.

7. Dodaj do niego elementy do gier

Jeśli pióro i papier nie są twoją rzeczą podczas tworzenia list do zrobienia, istnieje kilka aplikacji, które również mogą cię poprowadzić. Piękno lista rzeczy do zrobienia jest to, że jest więcej miejsca na kreatywność, a niektórzy twórcy włączają do nich gry.

Na przykład Todoist ma system osiągnięć, w którym poszczególne osoby zdobywają odznaki, gdy wykonują więcej zadań. Jest też Bounty Tasker, dzięki któremu czujesz się, jakby twoje zadania były pobocznymi zadaniami w grze wideo.

8. Daj sobie terminy

Praca rozszerza się, aby wypełnić wyznaczony czas.

To stara filozofia, która wciąż odzwierciedla naszą produktywność. Załóżmy na przykład, że zostałeś przydzielony do napisania raportu i masz na to tydzień. Prawdopodobnie będziesz nad tym pracował przez cały tydzień. Lub jeśli jesteś prokrastynatorem, odłożysz to do poprzedniej nocy i skończysz.

Ale co, jeśli dostaniesz to samo zadanie i masz tylko godzinę na jego wykonanie? Prawdopodobnie uda ci się przygotować raport, ale nadasz priorytety głównym, ważnym punktom i podkreślisz je, zamiast wypełniać go niepotrzebnym puchem.

Chodzi o to, że mając swoje cele i pozycje na liście rzeczy do zrobienia, chcesz mieć terminy . Jeśli chodzi o listy zadań, sugeruję dać sobie jeden dzień na wykonanie tam zadań. To wystarczająca presja i zachęta do ciężkiej pracy nad nimi.

9. Dodaj zadania, gdy są świeże

Inną strategią jest przydzielanie sobie zadań nawet wtedy, gdy pracujesz nad czymś innym. Pamiętaj, że nie jest to coś, co musisz teraz zrobić, ale może to pomóc ludziom, którzy mają problemy z myśleniem o tym, na czym skupić się w następnej kolejności.

Odbywa się to w ten sam sposób, jak wtedy, gdy słyszysz coś interesującego i zapisujesz to. To mądra rzecz, ponieważ pozwala to zaoszczędzić kłopotu rozmyślania nad tym pomysłem, zamiast skupiania się na zadaniu. Dzięki temu nie musisz przypominać sobie, jakie jest zadanie, jeśli jesteś typem, który pod koniec dnia pisze listę rzeczy do zrobienia na następny dzień.

10. Czuj się komfortowo, zmieniając swoją listę rzeczy do zrobienia

W zależności od ogólnego nastawienia, inną dobrą strategią jest przyjrzenie się swojej liście rzeczy do zrobienia i wprowadzenie do niej zmian. Jeśli ćwiczysz poprzednią strategię, może się zdarzyć, że twoja lista rzeczy do zrobienia staje się długa i stawiasz nierealistyczne oczekiwania, że możesz to wszystko zakończyć.

Dając sobie możliwość zrewidowania swojej listy rzeczy do zrobienia, pozwalając sobie na rozłożenie zadań zamiast ich grupowania. Pomoże to Twojemu nastawieniu, ponieważ lista nie przytłacza Cię.

11. Pisz zadania, a nie cele

Powinieneś mieć osobne listy dla swoich zadań i celów. Chodzi o to, aby w ogóle nie umieszczać celów na liście zadań.

Podczas gdy zadania mogą pomóc Ci w osiągnięciu celów, cele są większymi pragnieniami, a nie czymś, co możesz osiągnąć w ciągu dnia. Na przykład celem jest nauka mówienia po francusku; jednak możesz podzielić to na zadanie, mówiąc: przeczytaj francuskie treści przez 15 minut lub obejrzyj film po francusku.Reklama

Dotyczy to również cele , także. Możesz je postrzegać jako kamienie milowe. Wracając do przykładu mówienia po francusku, celem może być omówienie z kimś po francusku moich ulubionych potraw. To pożądany rezultat, którego szukasz w swojej praktyce.

12. Zachowaj krótkie listy rzeczy do zrobienia

Tutaj krótki oznacza możliwy do przeskanowania, ponieważ możesz szybko przejrzeć listę i wiedzieć, co należy zrobić. Możesz to zrobić, skupiając się na słowach kluczowych konkretnych zadań, a nie przeciągając ich. Załóżmy na przykład, że w garażu panuje bałagan i chcesz go posprzątać. Zamiast pisać długie zdanie, zachowaj je krótko i napisz coś w rodzaju czystego garażu przez 30 minut. lub po prostu wyczyść garaż.

Dzięki tej strategii spędzasz mniej czasu na zapisaniu zadania podczas tworzenia listy rzeczy do zrobienia. Co więcej, polegasz na słowach wyzwalających, aby skłonić twój umysł do przypomnienia określonych szczegółów tego zadania.

13. Miej wiele list

Jak wspomniano powyżej, dobrym pomysłem jest posiadanie oddzielnych list dla różnych rzeczy, takich jak posiadanie oddzielnej listy dla celów, zadań, codziennych zadań i rzeczy do zrobienia. Innym sposobem, w jaki możesz na to spojrzeć, jest posiadanie systemu, w którym konsultujesz się z trzech list.

Te listy to:

Lista główna

Tutaj znajdują się Twoje długoterminowe cele, takie jak przeprowadzka do nowego domu, wyjście z długów lub budowanie firmy. Są to rzeczy, których osiągnięcie zajmie rok lub dłużej.

Tygodniowa lista projektów

To są rzeczy, które chcesz osiągnąć do końca tygodnia. Są to rzeczy, które powoli przesuwają igłę w kierunku niektórych pozycji na twojej liście wzorcowej. Z poprzedniego przykładu mogą to być badania dotyczące uzyskania pożyczki biznesowej, poszukiwania domu lub założenia konta oszczędnościowego.

Lista o dużym wpływie

Wreszcie są to zadania, które trzeba dziś zrealizować. To, czy są one powiązane z poprzednimi dwiema listami, czy nie, nie ma znaczenia. Tutaj umieszczane są zadania o wysokim priorytecie. Przykładami mogą być telefony do konkretnych osób, praca nad projektem lub raport, który ma się wkrótce ukazać.

Mając te listy, będziesz często odwoływał się do tygodniowej listy projektów i listy o dużym wpływie i określał, czy cotygodniowe zadanie powinno zostać przeniesione na tę listę.

Kiedy to zrobisz, zaczniesz zauważać, jak bardzo twoje codzienne życie ma wpływ na te cele, które są zapisane na tej głównej liście. To może być inspirujące, ponieważ to, co robisz, aktywnie przybliża Cię do Twoich celów.Reklama

14. Nie zwiększaj trudności, dopóki nie będziesz gotowy

Niektóre ze wspomnianych strategii mogą z pozoru wydawać się łatwe, ale wymagają dużo mentalnego hartu. Motywacja to niezwykła rzecz, a nasze mózgi są przystosowane do przetwarzania w określony sposób. Jeśli szukasz prawdziwej zmiany i czegoś, co się utrzyma, najlepszą zasadą jest, aby na początku wszystko było proste i łatwe.

Może to być uciążliwe, ale często nie zdajesz sobie sprawy, jak te małe kroki mogą odgrywać kluczową rolę w tym, że możesz zacząć biegać i gonić za swoimi marzeniami. Nie wstydź się, jeśli musisz zacząć od prostych zadań dla siebie. Nawet powrót do codziennych zadań, które i tak wykonujesz, takich jak branie prysznica, robienie prania czy kupowanie jedzenia, jest dobrym sposobem na rozpoczęcie.

Umieszczenie tych pozycji na liście na początku sprawia, że czujesz się, jakbyś miał produktywny dzień. Stamtąd możesz zmierzyć się z trudniejszymi zadaniami. Włącz rutynę ćwiczeń lub poświęć pół godziny na zadanie, które coś dla Ciebie znaczy.

Chodzi o to, aby wprowadzić się w rutynę, aby nie czuć się przytłoczonym.

15. Zmierz swój czas

Ostatnią strategią, która może ci pomóc, jest mierzenie czasu. Ile czasu zajmuje Ci wykonanie określonego zadania? Nie musisz szukać konkretów, ale zaplanuj sobie czas w ciągu tygodnia i uzyskaj średni czas spędzony na tym zadaniu.

Dlaczego to jest ważne? Informacje te można podzielić na dwa sposoby.

Pierwszym sposobem jest użycie go jako znacznika do zwiększenia wydajności. W zależności od zadania możesz znaleźć nowe sposoby na osiągnięcie tych samych rezultatów w krótszym czasie.

Pozwala również wiedzieć, co możesz zrobić w danym dniu. Jeśli wiesz, że przejście przez całą poranną rutynę zajmuje ci około godziny, będziesz bardziej świadomy tego, jak przechodzisz przez tę rutynę.

Co więcej, jeśli wiesz, jakie zadania będziesz wykonywać następnego dnia, możesz lepiej zarządzać swoim czasem, ponieważ wiesz z grubsza, ile czasu zajmie wykonanie wszystkiego.

Końcowe przemyślenia

Tworzenie skutecznej listy zadań do wykonania nie jest tak łatwe, jak się wydaje. Istnieje wiele unikalnych strategii do wypróbowania, niektóre bardziej wymagające niż inne. Jeśli jednak masz motywację do korzystania z tego narzędzia zwiększającego produktywność, aby ułatwić sobie życie, stanie się to łatwiejsze. Wszystko, co musisz zrobić, to włożyć wysiłek i eksperymentować, a w razie potrzeby dokonać ponownej oceny. Już dziś zacznij tworzyć listy rzeczy do zrobienia.