Ile czasu spędzasz każdego dnia na zarządzaniu swoimi e-mailami? Godzina? 30 minut? Kilka godzin? Może pół dnia?

Chociaż e-mail ma na celu ułatwienie komunikacji, podejrzewam, że czasami staje się narzędziem nieproduktywnym, ponieważ spędzamy tak dużo czasu na zarządzaniu Twoimi e-mailami! Pomyśl na przykład o tych przypadkach:

• Czy czasami klikasz w swojej skrzynce odbiorczej, mimo że sprawdziłeś ją zaledwie 5 minut temu?
• Czy każdego dnia spędzasz dużo czasu na zarządzaniu wiadomościami e-mail, np. na przeszukiwaniu przeszłej poczty, sortowaniu, organizowaniu i usuwaniu starej poczty?
• Czy często traktujesz e-maile jako swój priorytet, a nie robisz rzeczy?
• Czy są dni, w których spędzasz więcej czasu w skrzynce odbiorczej niż wykonując właściwą pracę?

W ostatecznym rozrachunku poczta e-mail to tylko narzędzie, dzięki któremu możesz wykonać swoje zadania. Poniżej znajduje się 11 wskazówek, jak poprawić zarządzanie pocztą e-mail:

1. Przetwarzaj pocztę raz dziennie

Mimo że sprawdzam pocztę kilka razy dziennie tylko po to, aby być na bieżąco (na wypadek, gdyby dzieje się coś dziwnego, na przykład moja strona internetowa przestała działać lub jest pilna prośba), nie przetwarzam ich od razu. Robię to tylko raz dziennie, na początku dnia lub wieczorem.

Wyznacz dzienny przedział czasowy na przetwarzanie e-maili. Jeśli nie skończysz w wyznaczonym czasie, kontynuuj następnego dnia. Nadaj priorytet ważniejszym i odpuść resztę. (Patrz #2).

Jeśli pracujesz na stanowisku, na którym otrzymujesz wiele e-maili, w których liczy się czas, nadal możesz zastosować to w praktyce. Nie chodzi o to, aby e-maile biegały po twoim życiu. Pamiętaj, że jest to narzędzie, które pomoże Ci wykonać Twoją pracę, a nie samą pracę.Reklama

2. Priorytet 20% wiadomości e-mail; Odrocz 80% tych

Nie wszystkie e-maile są takie same. kocham Zasada 80/20/ ponieważ dotyczy każdej dziedziny naszego życia. W tym e-maile. Reguła 80/20 to idea, że ​​20% nakładów odpowiada za 80% wyników w każdej sytuacji. Dlatego, aby być skutecznym, powinniśmy skoncentrować się na 20% wkładach, które prowadzą do 80% wyników. Podobnie powinniśmy skupić się na e-mailach o wysokiej wartości 20%, które prowadzą do maksymalnej wydajności.

Moje 20% e-maile to te, które dają mi kolejny przełom w mojej pracy. Mogą to być prośby mediów, miejsca na rozmowy kwalifikacyjne, możliwości nawiązywania kontaktów, potencjalni klienci biznesowi, możliwości wystąpienia i inne rzeczy, które prowadzą do moich 20% celów biznesowych. Moje 20% e-maili obejmuje również osoby, które zainwestowały w moją pracę, takie jak my 1-1 coaching klientów , wykłady i czytelnicy, którzy kupili moje kursy i produkty. Na koniec padają też korespondencje z moimi dobrymi przyjaciółmi. Cała reszta trafia do 80% poczty.

W przypadku e-maili 20% nadaję im wysoki priorytet. Zwykle odpowiadam na nie natychmiast (zwłaszcza jeśli spełniają zasadę 1 minuty w punkcie 9); jeśli nie to dojdę do nich za 1-3 dni. W przypadku 80% poczty odpowiadam dłużej, czasami nawet nie odpowiadam (patrz punkt #4).

3. Odpowiedz do XX dnia folderu

Prześlij wiadomość e-mail, która wymaga odpowiedzi, w folderze Odpowiedz do XX dnia, gdzie XX to dzień tygodnia. Odkładam 3 dni w tygodniu na odpowiadanie na maile – wt, czw i sob. W ten sposób nie jestem zmuszony do natychmiastowej odpowiedzi za każdym razem, gdy otrzymam pocztę. Czytam, akceptuję w myślach i zastanawiam się, aż nadejdzie czas na odpowiedź (średnio 3-8 dni od otrzymania maila).

4. Uświadom sobie, że nie musisz odpowiadać na każdą wiadomość

Wbrew temu, co myślisz, nie musisz odpowiadać na każdy mail. Czasami brak odpowiedzi po określonym czasie może być również uznawany za odpowiedź samą w sobie.

Otrzymuję dużą liczbę maili od czytelników i przez pewien czas odpowiadałem na każdą przychodzącą wiadomość. Nic mi to nie dało. Spędzałbym cały dzień na odpowiadaniu na pocztę i pod koniec dnia byłbym wyczerpany, niezdolny do wykonywania żadnej prawdziwej pracy. I co ciekawe, prawie wszystkie e-maile, na które odpowiadam, nigdy nie otrzymują żadnej odpowiedzi zwrotnej (nawet potwierdzenia lub podziękowania), nawet jeśli wysyłam pytania uzupełniające, aby im pomóc. Podejrzewam, że połowa wiadomości nie jest czytana, a druga połowa to wiadomości, które ludzie wysyłają pod wpływem impulsu, a odpowiedzi nie mają tak naprawdę znaczenia. Tak czy inaczej, zdałem sobie sprawę, że o wiele bardziej efektywne jest wykorzystanie czasu na bardziej wartościowe zadania, takie jak praca nad produktami o wysokiej wartości i bogatymi w treść, wspieranie moich klientów coachingu 1-1, nowe projekty i pisanie nowych artykułów.Reklama

Nie stresuj się zbytnio odpowiadaniem na każdy mail. Odpowiedz, jeśli to pomoże, ale jeśli koszty odpowiedzi nie przewyższają korzyści, to może nie warto się tym martwić. Po prostu niech tak będzie, a sprawy ułożą się z czasem.

5. Twórz szablony odpowiedzi, jeśli często wysyłasz podobne odpowiedzi

Jeśli przejrzysz swój wysłany folder, prawdopodobnie znajdziesz trend w rzeczach, na które odpowiadasz. E-maile, które otrzymuję na mojej stronie, można zwykle zaklasyfikować do jednej z kilku kategorii (1) wiadomości zwrotne / podziękowania (2) 1-1 coaching (3) prośby o recenzje książek/produktów (4) wypowiadanie pytań (5) inne . W przypadku (1) i (2) korzystam z wcześniej napisanych przeze mnie szablonów, które wykorzystuję w swoich odpowiedziach. Odpowiadając, dostosowałbym je odpowiednio do potrzeb oryginalnej poczty. Zaoszczędziło mi to ogromną ilość czasu w porównaniu do sytuacji, gdy w przeszłości pisałem e-maile od zera.

6. Czytaj tylko te e-maile, które są istotne

Subskrybuję kilka biuletynów – takich jak fitness, samopomoc, blogowanie i biznes, ale nie czytam wszystkich wysyłanych przez nich maili. Ja też ich nie usuwam, bo wiem, że zawierają cenne informacje. Zamiast tego ustawiłem Gmaila, aby automatycznie archiwizował je w różnych etykietach (folderach). Wiadomości z blogów są archiwizowane w folderze blogów, wiadomości fitness są archiwizowane w folderze zdrowie i fitness i tak dalej. Na chwilę obecną mam około 30 folderów. Czytam je tylko wtedy, gdy chcę uzyskać więcej informacji na dany temat.

Nie musisz czytać każdego przychodzącego e-maila. Wybierz i wybierz to, co jest dla Ciebie istotne.

7. Uporządkuj swoje maile w kategorie

Foldery (lub etykiety, jeśli korzystasz z Gmaila) są po to, aby pomóc Ci uporządkować pocztę.

Po pierwsze, użyj odpowiedniego systemu nazewnictwa do tego, co robisz. Jeśli teraz twoim największym priorytetem jest, powiedzmy, (1) napisanie książki i (2) utrata wagi, to nazwij tak swoje foldery.Reklama

Po drugie, użyj struktury hierarchicznej. Foldery pierwszego poziomu dotyczą dużych kategorii, foldery drugiego poziomu dotyczą podkategorii i tak dalej. Na przykład mam Admin jako folder pierwszego poziomu, a Back-Up, Accounting, Accounts itp. jako foldery drugiego poziomu. W razie potrzeby mam foldery trzeciego poziomu, aby je dalej segmentować. Gmail ma dodatek, który umożliwia używanie różnych etykiet poziomów (Ustawienia > Laboratorium > Etykiety zagnieżdżone)

Używanie filtrów (#8) do automatycznego organizowania poczty w folderach działa cuda.

8. Użyj filtrów

Filtry to narzędzia, które pomagają automatycznie sortować pocztę, gdy trafia ona do Twojej poczty. Filtr wymaga dwóch podstawowych rzeczy — (1) termin, na który należy zwrócić uwagę, (2) działanie, które należy zastosować, jeśli termin jest dopasowany. W tej chwili mój Gmail ma około 20 różnych filtrów skonfigurowanych dla różnych adresów e-mail, tytułów tematów, treści i innych. W zależności od tego, jaki to filtr, poczta zostanie automatycznie posortowana do odpowiedniego folderu / zarchiwizowana. Minimalizuje to liczbę czynności administracyjnych, które muszę wykonać.

Oto mój samouczek wideo pokazujący, jak skonfigurowałem filtry poczty e-mail, aby osiągnąć zero w skrzynce odbiorczej: 3 proste wskazówki, jak osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą za pomocą filtrów poczty e-mail [Samouczek wideo]

9. Odpowiadając, stosuj zasadę 1 minuty

Jeśli odpowiedź zajmie 1 minutę, odpowiedz natychmiast i zarchiwizuj. Nie pozwól jej siedzieć w Twojej skrzynce pocztowej przez wieki. Jeszcze więcej wysiłku będzie wymagało, aby krążyło wokół twojego umysłu i było stale przypominane, że musisz odpowiedzieć. Po prostu upewnij się, że podczas odpowiadania trzymasz się 1-minutowego przedziału czasowego, aby nie zajęło to więcej czasu niż to konieczne. To pomaga mi usunąć dużą partię poczty w krótkim czasie.

10. Ustaw limit czasu spędzanego w skrzynce odbiorczej

Poza zasadą 1 minuty ogranicz całkowity czas spędzony w skrzynce odbiorczej. Gdy następnym razem sprawdzisz pocztę, czas sobie . Zobacz, ile czasu zajmuje przetwarzanie, czytanie, odpowiadanie i sortowanie poczty. Następnie zadaj sobie pytanie, ile z tego czasu zostało dobrze wykorzystane. Są szanse, że większość z nich nie służyła żadnemu celowi.Reklama

Czasami otrzymasz niepokojąco długie e-maile. W przypadku tych e-maili przejrzyj je, sprawdź, czy jest coś dla Ciebie istotnego, a następnie odpowiednio je przetwórz. W razie potrzeby odpowiedz (i zastosuj zasadę 1 minuty); zarchiwizuj go, jeśli nie planujesz odpowiadać. Jeśli masz zamiar odpowiedzieć, nie odczuwaj potrzeby cofania się z długim mailem tylko dlatego, że osoba napisała długą wiadomość. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest wymiana esejów pocztą elektroniczną, która nieumyślnie spowoduje, że wpadniesz w czarną dziurę poczty elektronicznej. Zaloguj się do swojej skrzynki odbiorczej, zrób to, co musisz, i zaraz potem wyjdź.

11. (Bezwzględnie) Zrezygnuj z subskrypcji rzeczy, których nie czytasz

Krążąc po sieci, prawdopodobnie zapisujesz się na spory udział w biuletynach i kanałach pod wpływem impulsu, którymi później tracisz zainteresowanie. Jeśli zauważysz, że wielokrotnie usuwasz pocztę z subskrypcji, jest to wskazówka, że ​​powinieneś natychmiast zrezygnować z subskrypcji.

Pobierz wersję manifestu tego artykułu: [Manifest] 11 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania pocztą e-mail

Oryginalny artykuł: 11 prostych wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania pocztą e-mail | Osobista doskonałość

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Kobieta rysująca kopertę e-mail za pośrednictwem shutterstock.com