Możesz pomyśleć, że nie masz czasu na organizację biura, ale gdybyś naprawdę wiedział, ile czasu kosztuje cię ta dezorganizacja, rozważyłbyś to ponownie.

Od czasu do czasu przestawianie i przesuwanie stosów się nie liczy. Podobnie jak sprzątanie biurka, jeśli wyrzucisz bałagan do kosza lub szuflady biurka.

Stosunkowo schludna i uporządkowana przestrzeń biurowa toruje drogę do wyższej produktywności i mniej straconego czasu.

Zorganizowanie biura nie musi trwać dni, można to zrobić po trochu. W rzeczywistości utrzymywanie zorganizowanego biura jest o wiele bardziej efektywne, jeśli traktuje się je jak ciągły projekt, a nie masowy atak.

Jeśli więc jesteś gotowy, aby zacząć, poniższe wskazówki dotyczące organizacji pomogą Ci przekształcić biuro w wydajną przestrzeń roboczą.

1. Oczyść swoje biuro

Pozbądź się bałaganu, opróżnij, strzęp, pozbądź się wszystkiego, czego nie potrzebujesz lub nie chcesz. Rozejrzeć się. Czego nie używałeś od jakiegoś czasu?

Weź jeden obszar na raz. Jeśli to nie działa, wyślij go do naprawy lub wyrzuć. Jeśli nie używałeś go od miesięcy i nie możesz pomyśleć, kiedy naprawdę będziesz go potrzebować, to wychodzi. Dotyczy to mebli, sprzętu, materiałów eksploatacyjnych itp.Reklama

Nie zapomnij o bibelotach, roślinach (prawdziwych lub sztucznych) i dekoracjach – jeśli zakurzą się i sprawią, że Twoje biuro będzie wyglądało nędznie, to jest to uczciwa gra.

2. Zbieraj i redystrybuuj

Zbierz każdy przedmiot, który nie jest tam, gdzie powinien, i umieść go tam, gdzie jest.

3. Stwórz strefy pracy

Zdecyduj, jaki rodzaj działalności dzieje się w każdym obszarze Twojego biura. Prawdopodobnie będziesz mieć główną przestrzeń roboczą (najprawdopodobniej biurko), obszar referencyjny (szafka na dokumenty, półki, segregatory) i obszar zaopatrzenia (szafa, półki lub szuflady).

Umieść odpowiedni sprzęt i materiały eksploatacyjne w odpowiednim obszarze, o ile to możliwe.

4. Zamknij bliskość

Umieść sprzęt i materiały, których używasz najczęściej, w zasięgu ręki. Rzeczy, których rzadko używasz, możesz przechować lub odłożyć.

5. Zdobądź dobrą etykietę

Wybierz drukarkę etykiet, która jest prosta w użyciu. Poświęć czas na oznaczenie półek, koszy, koszy, szuflad. Nie tylko przypomni Ci, gdzie są rzeczy, ale także pomoże innym, którzy mogą potrzebować znaleźć, użyć lub odłożyć coś w swoim miejscu pracy.

6. Popraw swój system archiwizacji

W miarę jak w pełni wkraczamy w erę cyfrową, zmniejszyła się potrzeba przechowywania papierowych akt.Reklama

Co może Twój sklep cyfrowo? Czy duplikujesz pliki? Możesz być w stanie wyeliminować niektóre pliki i foldery, z których korzystałeś w przeszłości. Jeśli przechowujesz pliki na komputerze, upewnij się, że regularnie tworzysz kopie zapasowe.

Oto kilka pomysłów na przechowywanie, aby stworzyć sprawny system archiwizacji:

• Utwórz folder spotkania – Umieść tam wszystkie kwestie do omówienia wraz z przedmiotami, które należy przekazać, raporty, które należy przekazać itp. Pomoże ci to przygotować się do spotkań i oszczędzi stresu, nawet jeśli spotkanie zostanie przesunięte na górę .
• Utwórz folder WOR – Tak wiele z naszych niechlujnych papierów to rzeczy, które są zawieszone, dopóki ktoś inny nie odpowie lub nie zadziała. Umieść je w folderze WOR (Oczekiwanie na odpowiedź). Sprawdzaj go co kilka dni, aby znaleźć zaległe działania, które mogą wymagać dalszych działań.
• Skrzynki magazynowe – Używaj niedrogich pudełek do przechowywania, aby przechowywać zarchiwizowane pliki i usuwać je z bieżącej przestrzeni plików.
• Pudełka na czasopisma – Używaj pudełek na czasopisma lub segregatorów do przechowywania czasopism i katalogów, które naprawdę chcesz przechowywać. Upewnij się, że naprawdę potrzebujesz ich do odniesienia lub badań, w przeciwnym razie poddaj je recyklingowi lub rozdaj.
• Czytanie folderu – Wyznacz plik do wydrukowania artykułów i dokumentów, które chcesz przeczytać, a które nie są pilne.
• Archiwizuj pliki – Kiedy projekt jest gotowy, złóż wszystkie materiały razem i zarchiwizuj je. Zachowaj foldery robocze dla projektów w toku.
• Plik co tydzień – Nie pozwól, aby twoje dokumenty się piętrzyły. Umieść swoje dokumenty w folderze To File i segreguj wszystko raz w tygodniu.

Dowiedz się więcej wskazówek dotyczących organizowania plików tutaj: Jak organizować pliki w celu uzyskania lepszej produktywności

7. Posprzątaj swoje biurko

Wyjmij wszystko, wyczyść dokładnie i włóż z powrotem tylko te rzeczy, które są niezbędne do codziennego użytku.

Jeśli masz trudności z porządkowaniem rzeczy, ta formuła usuwania zanieczyszczeńl pomoże ci wyrzucić rzeczy bez żalu później.

8. Uporządkuj swój pulpit

Teraz, gdy uprościłeś swój pulpit, dobrym pomysłem jest jego uporządkowanie.

Użyj organizerów lub pojemników na biurko, aby uporządkować przedmioty na biurku. Używaj tac na papiery, pojemników na mniejsze przedmioty.Reklama

Nie zapomnij o pulpicie komputera! Upewnij się, że wszystkie pliki lub obrazy znajdują się w uporządkowanych folderach. Zalecam codzienne czyszczenie pulpitu komputera przed wyjściem z pracy.

9. Uporządkuj swoje szuflady

Umieść przedmioty używane razem w tej samej przestrzeni szuflady, znaczki z kopertami, bloczki samoprzylepne z notesami itp.

Użyj organizerów do szuflad na drobne przedmioty – spinacze do papieru, pinezki itp. Użyj osobnej szuflady na rzeczy osobiste.

10. Oddzielne skrzynki odbiorcze

Jeśli regularnie pracujesz z innymi osobami, utwórz dla każdego folder, zasobnik lub skrzynkę odbiorczą.

11. Wyczyść swoje stosy

Mam nadzieję, że dzięki nowemu zorganizowanemu biuru nie będziesz już tworzyć stosów papieru, ale nadal będziesz musiał sortować stare.

Przejdź przez stos (trochę na raz, jeśli to konieczne) i umieść go w odpowiednim miejscu lub zrzuć.

12. Sortuj pocztę

Nie chowaj poczty na stosie do sortowania lub przeszukuj i wyjmuj potrzebne elementy. Posortuj go, gdy tylko go otrzymasz – do działania, do przeczytania, do złożenia, do delegowania lub przekazania. .Reklama

13. Przypisz daty odrzucenia

Nie musisz przechowywać każdej kartki w nieskończoność. Zaznacz na plikach lub dokumentach, kiedy mogą zostać wyrzucone lub zniszczone.

Niektóre dokumenty prawne lub finansowe muszą być przechowywane przez określony czas. Upewnij się, że wiesz, jakie są te wymagania.

14. Filtruj swoje e-maile

Niektóre e-maile są ważne do przeczytania, inne po prostu nie są tak ważne.

Kiedy używasz systemu filtrowania do oznaczania różnych typów wiadomości e-mail, wiesz, jaki jest ich priorytet i na którą odpowiedź jako pierwszą.

Zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby osiągnąć zero w skrzynce odbiorczej: Najlepszy sposób na dostanie się do Inbox Zero

15. Wyprostuj swoje biurko

Pod koniec dnia wykonaj szybkie wyprostowanie, aby następnego dnia mieć czysty start.

Dolna linia

Użyj jednej wskazówki lub wypróbuj je wszystkie. Ilość wysiłku, jaki włożysz w stworzenie i utrzymanie wydajnego miejsca pracy, bardzo się opłaci.Reklama

Zamiast spędzać czas na szukaniu rzeczy i tasowaniu stosów, będziesz mógł spędzić czas… cóż… pracujący i będziesz cieszyć się brakiem bałaganu!

Więcej porządkowych hacków

• Jak zorganizować swoje życie: 10 nawyków naprawdę zorganizowanych ludzi
• Jak uporządkować swoje życie i zmniejszyć stres (ostateczny przewodnik)
• Jedno pytanie, które pomoże Ci skutecznie posprzątać wszystko

Wyróżnione zdjęcie kredytowe: Alesia Kazantceva przez unsplash.com