Dzisiejszy świat biznesu jest prawie całkowicie oparty na informacjach. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy zajmujesz mały zakątek na schemacie organizacyjnym ogromnej międzynarodowej korporacji, istnieje duże prawdopodobieństwo, że większość Twojej pracy polega na komunikowaniu się z innymi, najczęściej na piśmie. Oczywiście istnieje e-mail i tradycyjny list biznesowy, ale większość ludzi biznesu jest również proszona o pisanie prezentacji, notatek, propozycji, wymagań biznesowych, materiałów szkoleniowych, kopii promocyjnych, propozycji dotacji i szerokiej gamy innych dokumentów.

Oto problem: większość ludzi biznesu ma niewielkie doświadczenie w pisaniu . Podczas gdy ci z dyplomami biznesowymi prawdopodobnie trochę pisali w szkole, rzadko jest to stresowane w programach biznesowych, a nauka dobrego pisania nie jest siłą napędową większości ludzi pragnących iść do szkoły biznesu. Ci, którzy nie mieli wykształcenia uniwersyteckiego, mogli nigdy nie być zmuszani do pisania, przynajmniej od czasów szkoły publicznej.

Jeśli jesteś jedną z wielu osób w biznesie, dla których pisanie nigdy nie było poważnym problemem, powinieneś o tym wiedzieć brak umiejętności pisania jest z każdym rokiem coraz większym utrudnieniem . Poświęcenie trochę czasu na poprawę pisania może zaowocować wyraźną poprawą twojej zatrudnialności i perspektyw promocyjnych. Nic nie zastąpi praktyki, ale oto kilka wskazówek, które pomogą ci znaleźć właściwą drogę.Reklama

1. Mniej znaczy więcej.

W piśmie biznesowym, podobnie jak w praktycznie każdym innym piśmie, liczy się zwięzłość. Jak na ironię, ponieważ informacje pisemne stają się coraz ważniejsze dla sprawnego funkcjonowania firm, ludzie są coraz mniej chętni do czytania. Coraz częściej czasopisma i inne punkty sprzedaży, w których działały funkcje zawierające 2000 słów, ograniczają się do szkiców zawierających 500 słów. Używaj słów oszczędnie, odcinaj kwiecistą prozę i unikaj długich, meandrujących zdań. Jak Zorro nauczył swojego syna: Wsiadaj, zrób Z i wynoś się! – przejdź od razu do sedna, powiedz to, co chcesz powiedzieć i skończ z tym.

2. Unikaj żargonu.

Wszyscy w biznesie nienawidzą pisania biznesowego, całego tego błękitnego nieba i tych strategicznych synergii, które ostatecznie nic nie znaczą; burza mózgów i możliwości współpracy są bardziej znaczące, ale nie brzmią śmiesznie. Chociaż czasami żargon jest nieunikniony – na przykład w dokumencie wymagań biznesowych lub specyfikacji technicznej – spróbuj użyć jaśniejszego języka. Nawet dla osób zajmujących się tą samą dziedziną co Ty, żargon jest często nieefektywny – oko prześlizguje się obok niego, nie dostrzegając znaczenia. Jest powód, dla którego żargon jest tak często używany, gdy pisarz chce nie Powiedz cokolwiek. Reklama

3. Napisz raz, sprawdź dwa razy.

Korekta zaraz po napisaniu, a potem znowu kilka godzin lub, jeszcze lepiej, dni później. Nie ma nic bardziej zawstydzającego niż głupia literówka w skądinąd dobrym dokumencie. To niesprawiedliwe – zdarzają się literówki! – ale ludzie i tak osądzają cię za te błędy i to surowo. Z wyjątkiem bezpośredniej sytuacji awaryjnej, zawsze daj sobie czas na odłożenie pisania na bok i wróć do niego później. Mózg jest podstępny i zignoruje błędy, które właśnie popełnił; jakiś czas pracy nad czymś innym da ci oderwanie, którego potrzebujesz, aby wyłapać te błędy, zanim ktokolwiek je przeczyta.

4. Napisz raz, sprawdź dwa razy.

Wiem, właśnie to powiedziałem, ale mam tu na myśli coś innego. Oprócz łapania literówek i innych błędów, poświęcenie trochę czasu między pisaniem a ponownym przeczytaniem pracy może pomóc w wyłapaniu błędów tonu, które w przeciwnym razie mogłyby ci umknąć i spowodować kłopoty . Na przykład, kiedy jesteśmy zdenerwowani lub źli, często piszemy rzeczy, których tak naprawdę nie chcemy, aby ktoś inny czytał. Upewnij się, że Twoja praca mówi to, co chcesz, aby powiedziała, w jaki sposób chcesz to powiedzieć, zanim pozwolisz jej dotrzeć do odbiorców.

5. Zwracaj szczególną uwagę na imiona, tytuły i płeć.

OK, jest jedna rzecz bardziej żenująca niż literówka: konsekwentne dzwonienie do Pana Smitha Pani Smith w całym dokumencie. Jeśli nie masz pewności co do pisowni czyjegoś nazwiska, jego stanowiska (i jego znaczenia) lub płci, albo a) skontaktuj się z kimś, kto zna (np. jego asystent) lub b) w przypadku płci , używaj języka neutralnego pod względem płci. Oni i ich szybko stają się całkowicie akceptowalnymi, neutralnymi pod względem płci zaimkami w liczbie pojedynczej, wbrew temu, co powiedziałby twój nauczyciel gramatyki i obłudny nazista gramatyki z korytarza.Reklama

6. Zapisz szablony.

Za każdym razem, gdy piszesz szczególnie dobry list, e-mail, notatkę lub inny dokument, jeśli istnieje najmniejsza szansa, że ​​będziesz pisać podobny dokument w przyszłości, zapisz go jako szablon do wykorzystania w przyszłości. Ponieważ pośpiech w pisaniu jest jedną z głównych przyczyn literówek i innych błędów, oszczędność czasu dzięki wykorzystaniu gotowego dokumentu może oszczędzić Ci zakłopotania takimi błędami . Po prostu upewnij się, że usuniesz wszelkie konkretne informacje – nazwy, firmy itp. – przed ich ponownym wykorzystaniem – nie chcesz wysyłać listu do pana Sharif, który jest zaadresowany do pani O’Toole!

7. Bądź profesjonalny, niekoniecznie formalny.

Istnieje tendencja do postrzegania całej komunikacji biznesowej jako formalnej, co nie jest konieczne ani nawet bardzo produktywne. Język formalny jest odpowiedni dla dokumentów prawnych i podań o pracę, ale podobnie jak żargon często staje się niewidoczny, zaciemniając zamiast ujawniać jego znaczenie. Jednocześnie pamiętaj o tym nieformalne nie powinno oznaczać nieprofesjonalne – nie umieszczaj osobistych komentarzy, niestosownych żartów i złośliwych plotek w komunikacji biznesowej. Pamiętaj, że wiele firm (prawdopodobnie Twoich) jest prawnie zobowiązanych do przechowywania kopii całej korespondencji – nie wysyłaj e-mailem, nie wysyłaj pocztą ani rozpowszechniaj niczego, czego nie czułbyś się komfortowo, wczytawszy się w akta w procesie publicznym.

8. Pamiętaj o 5 W (i H)

Podobnie jak reportaż dziennikarski, Twoja komunikacja powinna odpowiadać na wszystkie pytania istotne dla Twoich odbiorców: Kto? Co? Gdy? Gdzie? Dlaczego? i jak? Na przykład, dla kogo ta notatka jest istotna, co powinni wiedzieć, kiedy i gdzie będzie miała zastosowanie, dlaczego jest ważna i jak powinni korzystać z tych informacji? Użyj formuły 5W+H, aby spróbować przewidzieć wszelkie pytania, które mogą zadać czytelnicy.Reklama

9. Wezwanie do działania.

Treść dokumentów, które są po prostu informacyjne, rzadko jest bardzo dobrze zachowywana. Większość komunikacji biznesowej ma na celu osiągnięcie jakiegoś celu, więc upewnij się, że zawiera wezwanie do działania – coś, czego oczekuje się od czytelnika zrobić . Co więcej, coś, co powinien zrobić czytelnik teraz . Nie pozostawiaj czytelnikom decyzji, co zrobić z wszelkimi podanymi przez siebie informacjami – większość nawet nie będzie się przejmować, a wystarczająco wielu z tych, którzy to zrobią, pomyli się, że niedługo będziesz mieć bałagan na rękach.

10. Nie dawaj zbyt wielu możliwości wyboru.

Najlepiej nie podawaj żadnych. Jeśli chcesz ustalić godzinę spotkania, podaj jedną godzinę i poproś o potwierdzenie lub przedstawienie innej godziny. Daj co najwyżej dwie opcje i poproś ich, aby wybrali jedną. Zbyt wiele wyborów często prowadzi do paraliżu decyzyjnego, co na ogół nie jest pożądanym efektem.

11. Co to oznacza dla twoich czytelników?

Podstawą skutecznego pisania jest opisywanie korzyści, a nie funkcji. Dlaczego czytelnik powinien się tym przejmować? Na przykład nikt nie dba o to, że Windows 7 może działać w trybie 64-bitowym – zależy im na tym, że może obsłużyć więcej pamięci, a tym samym działać szybciej niż 32-bitowy system operacyjny. 64-bity to funkcja; korzyścią jest umożliwienie mi szybszej pracy. Korzyści angażują czytelników, ponieważ w naturalny sposób najbardziej zależy im na tym, jak mogą ułatwić lub poprawić swoje życie. Reklama

12. Zatrudnij freelancera.

To nie jest wskazówka dotycząca pisania jako taki , wiem, ale mimo wszystko dobra rada. Pisanie najprawdopodobniej nie jest twoją mocną stroną – jeśli to ważne, zatrudnij kogoś, dla kogo pisze jest ich mocna strona. Możesz myśleć, że freelancerzy służą tylko do materiałów marketingowych, ale to nieprawda – dobry niezależny pisarz może tworzyć notatki, podręczniki szkoleniowe, listy wewnętrzne, biuletyny firmowe, posty na blogach, wpisy wiki i prawie każdy inny rodzaj pisania, o którym możesz pomyśleć . W zależności od potrzeb możesz pracować na farmie w razie potrzeby lub przenieść freelancera do boksu na miejscu lub opracować inne rozwiązania, które najlepiej pasują do Twoich potrzeb. Spodziewaj się, że zapłacisz co najmniej 30 dolarów za godzinę, a najprawdopodobniej 50 – 125 dolarów za godzinę, za dobre pisanie – każdy, kto pobiera mniej, albo nie jest zbyt dobry, albo niezbyt obeznany z biznesem. (Te stawki dotyczą pisarzy z obszarów metropolitalnych USA – stawki mogą się różnić w innych częściach świata).

Świetne pisanie może wymagać talentu, który niewielu z nas ma, ale efektywny pisanie jest umiejętnością, której można się nauczyć. Jeśli pisanie Twojej firmy nie jest na czasie, postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami i sprawdź, czy nie możesz tego poprawić. Jeśli twoje pisanie robi przejść zbiórkę, co powiesz na pozostawienie napiwku lub dwóch w komentarzach poniżej?