10 wskazówek, jak poprawić swoje umiejętności umawiania spotkań

10 wskazówek, jak poprawić swoje umiejętności umawiania spotkań

Twój Horoskop Na Jutro

Bez względu na to, w jakim biznesie jesteś, istnieje prawdopodobieństwo, że spędzisz przynajmniej trochę czasu na spotkaniach. Twoje spotkania mogą być spotkaniami w dużej grupie, indywidualnymi, a nawet rozmowami kwalifikacyjnymi. Możesz nawet pomijać aspekt spotkania twarzą w twarz i odbierać połączenia konferencyjne lub używać Skype'a. Jednak bez względu na rodzaj zaplanowanego spotkania, te wskazówki mogą pomóc w doskonaleniu umiejętności ustawiania spotkań.



  1. Ustal plany z wyprzedzeniem. Wiedza o tym, co planujesz osiągnąć na spotkaniu, może pomóc Ci zdecydować, jak długo planujesz zostać na tym spotkaniu — zakładając, że możesz trzymać się swojego planu. Może być trudno nakłonić innych do pozostania na dobrej drodze, ale nikt tak naprawdę nie chce spędzić całego dnia na jednym spotkaniu. Co więcej, wypełnienie uzgodnionego programu to naprawdę jedyny sposób, aby mieć pewność, że spotkanie się skończy.
  2. Oferuj opcje godziny i daty spotkań. Zamiast przechodzić przez długi czas w tę i z powrotem, przez telefon lub e-mail, wybierz dwa lub trzy terminy, które Ci odpowiadają i przedstaw je na drugą połowę spotkania. Jeśli masz do czynienia z większą grupą, jest prawie pewne, że przynajmniej jedna opcja nie zadziała dla kogoś, a posiadanie wielu opcji jest znacznie szybszym sposobem na osiągnięcie konsensusu.
  3. Unikaj wymyślnych aplikacji. Chociaż istnieje bardzo fajne oprogramowanie do ustawiania spotkań, staraj się unikać używania niczego niezwykłego. Wyjątkiem od tej reguły są imprezy lub bardzo duże spotkania. Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z tych aplikacji zajmuje więcej czasu, niż jest to warte — nowi użytkownicy muszą się uczyć, a konieczność odwiedzenia witryny w celu odpowiedzi może zająć dwukrotnie więcej czasu niż odpowiedź na wiadomość e-mail. Jednak gdy próbujesz koordynować duże grupy ludzi, korzystanie z aplikacji może zapewnić centralną lokalizację, zamiast wysyłać ogromne partie wiadomości e-mail.
  4. Upewnij się, że naprawdę potrzebujesz spotkania. Mnóstwo spotkań jest wyznaczonych na proste sprawy, takie jak przekazanie dokumentu do zatwierdzenia. O ile dokument ten nie jest wystarczająco krótki, aby można go było dokładnie przeanalizować podczas spotkania, może być bardziej opłacalne oddanie dokumentu i powrót później, aby odpowiedzieć na pytania i zająć się procesem zatwierdzania. Zanim faktycznie umówisz się na wizytę, zastanów się, czy da się załatwić sprawę szybciej.
  5. Zminimalizuj czas podróży. Jednym z powodów, dla których spotkania zabierają tak dużo czasu w naszych kalendarzach, jest konieczność podróżowania. Musimy podróżować do biur klientów, kawiarni lub gdziekolwiek się spotykamy. Możemy zminimalizować to zobowiązanie, proponując spotkanie w naszych własnych lokalizacjach, spotkanie w połowie drogi lub całkowite pominięcie spotkania osobistego. Opcje takie jak rozmowy telefoniczne lub wideokonferencje często mogą sprostać wszystkim wymaganiom spotkania, na które miałeś jechać przez miasto.
  6. Zaplanuj czas zarówno na przygotowanie, jak i odprawę. Umawiając wizytę, zastanów się, co możesz zrobić, aby się do niej przygotować — przejrzyj raport, przygotuj prezentację lub wyprasuj koszulę — i zaplanuj czas na każdą z tych czynności przed właściwą wizytą. Warto również zaplanować piętnastominutową sesję przygotowawczą tuż przed wizytą, aby poznać szczegóły w ostatniej chwili. To samo dotyczy później: możesz mieć pewne dodatkowe zadania do wykonania po spotkaniu. Zaplanowanie co najmniej kilka minut po spotkaniu gwarantuje, że będziesz miał czas na upewnienie się, że Twoje notatki są kompletne, a wszelkie dalsze działania przynajmniej trafią do Twojego kalendarza (jeśli nie możesz tego zrobić wtedy).
  7. Oddziel spotkania osobiste i biznesowe. Wielu z nas próbuje załadować wszystkie spotkania poza biurem w jeden dzień. Ignorując problem tego, co się stanie, jeśli tylko jeden się spóźni, masz problem z próbą przełączania biegów między prezentacją, którą właśnie przedstawiłeś klientowi, a zastrzykiem, który czeka na ciebie lekarz. Tego rodzaju mentalna zmiana może tylko utrudnić radzenie sobie z późniejszymi spotkaniami. Staraj się umawiać spotkania osobiste i biznesowe na różne dni.
  8. Aktualizuj swoje harmonogramy spotkań. Jeśli nie jesteś jedyną osobą planującą spotkania, ważne jest, aby inni byli na bieżąco. W przeciwnym razie Twoja druga połówka może spodziewać się Ciebie na rodzinnym obiedzie w tym samym czasie, gdy kończysz duży projekt. Z tego właśnie powodu lubię udostępniane kalendarze, takie jak Kalendarz Google, ale istnieją sposoby udostępniania prawie każdego rodzaju kalendarza, jeśli polegasz na własnym systemie. Osoby planujące spotkania mogą obejmować kierownika, osobę znaczącą, asystenta administracyjnego (twojego lub działu) i całą masę innych osób.
  9. Limit zaproszonych. Możesz nie potrzebować całej firmy do sporządzenia raportu z postępów. Zamiast tego zdecyduj, kto faktycznie powinien być obecny na spotkaniu — zawsze możesz wysłać masową wiadomość e-mail później, jeśli ludzie poczują się pominięci. Byłem już w sytuacjach, w których przełożeni czuli się pominięci, jeśli nie przyprowadzałeś ich na każde zaplanowane spotkanie. Najlepszym wyjściem wydaje się przedstawianie spotkania jako czegoś, co nie byłoby wartościowym wykorzystaniem ich czasu.
  10. Potwierdź wszystko! Potwierdź, kiedy i gdzie jest spotkanie, jaki jest program, a nawet jak się tam dostać. Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to krótki e-mail na dzień lub dwa przed spotkaniem, który określa spotkanie i poproś o proste tak w odpowiedzi, jeśli wszystko jest w porządku.

Kalkulator Kalorii